Memahami Ruang Lingkup Dana Kas Kecil

 

Tata Buku dan Akuntansi 

Tata buku merupakan sebagian kecil  dari akuntansi, yang mencakup kegiatan pencatatan data transaksi perusahaan dengan cara tertentu

Sedangkan akuntansi mempunyai pengetian lebih luas lagi.

 

Informasi Akuntansi

Untuk menjadi informasi, data harus diproses terlebih dahulu dan disajikan sesuai dengan kebutuh an pemakai tertentu. Data merupakan bahan yang digunakan untuk membuat informasi, oleh karena itu untuk dapat disebut sebagai informasi bagi pemakai atau penerima, suatu informasi hams mempunyai makna tertentu yang mempunyai manfaat bagi para pemakainya. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk menjadi informasi, suatu data harus mempunyai nilai informasi dan kualitas tertentu.

Agar dapat dikatakan mempunyai nilai dalam pengambilan keputusan suatu informasi harus:

1. dapat memberikan tambahan pengetahuan bagi pihak pengambil keputusan,
2. dapat memberikan keyakinan kepada para pemakai informasi mengenai kemungkinan keberhasilan di dalam kondisi ketidakpastian,
3. dapat digunakan untuk mengubah keputusan atau untuk mengubah tindakan.

 

Suatu informasi dikatakan mempunyai kualitas apabila memenuhi persyaratan­persyaratan sebagai berikut:

1. Accuracy. Bahwa informasi hams bebas dan kesalahan dan bias, karena kesalahan dan bias dapat mengurangi nilai informasi.
2. Form. Bahwa informasi hams disajikan dalam bentuk (format) yang sesuai dengan permintaan pemakai.
3. Timeliness. Penyajian informasi hendaknya tepat waktu, artinya bahwa informasi tersebut hams tersedia pada scat dibutuhkan.
4. Relevancy. Bahwa informasi yang disajikan hams ada kesesuaian dengan tujuan dan hendaknya disajikan sec ara ringkas. Sebaiknya rincian yang tidal( perlu dapat dihilangkan karena akan mengganggu pemakai informasi tersebut.
5. Reliability. Bahwa keandalan informasi hams dapat dipertanggungjawabkan, artinya sumber informasi tidak diragukan dan cara pengolahannya dilakukan dengan benar.

 

Jenis Perusahaan

Atas dasar sifat kegiatan produksinya dan produk yang dihasilkan, perusahaan dapat digolongkan menjadi tiga jenis perusahaan yaitu perusahaan jasa, perusahaan perdagangan dan perusahaan manufaktur atau pabrikasi.

1.    Persahaan Jasa

Jenis perusahaan ini bergerak dalam bidang pelayanan yang memberikan kemudahan, kenyamanan atau kenikmatan kepada masyrakat yang memerlukannya. Contoh perusahaan jasa adalah sebagai berikut:

Jasa Transportasi: perusahaan angkutan umum yang dikelola oleh masyarakat atau swasta, seperti misalnya perusahaan taxi, perusahaan bis, dan perusahaan angkutan lainnya; perusahaan angkutan yang dikelola oleh pemerintah seperti misalnya Perusahaan Umum Kerta Api (Perumka), PT. PELNI.

Jasa Profesi: misalnya kantor akuntan, biro bantuan hukum, konsultan perencana, konsulen pajak dan notaris.

Jasa Hiburan/Rekreasi: misalnya bioskop, taman hiburan, kebun binatang, taman rekreasi, taman wisata.

Jasa Tempat Tinggal: misalnya hotel, asrama, motel dan guest house.

Jasa Reparasi dan Pemeliharaan: misalnya bengkel motor, tempat pencucian mobil, dan cleaning service.

2.    Perusahaan Perdagangan

Kegiatan perusahaan perdagangan sang at berbeda dengan perusahaan jasa. Kegiatanny a adalah membeli barang dagangan atau produk untuk mengisi sediaan selanjutnya dijual kembali. Barang yang diperdagangkan dapat berupa hail bumi dan dapat juga produk hasil pengolahan. Untuk produk hasil pengolahan, biasanya perusahaan perdagangan berfungsi sebagai jaringan distribusi. Yang termasuk dalam perusahaan perdagangan antara lain adalah agen tunggal, pedagang besar atau grosir, mini market, super market, departement store, shopping mall, toserba, toko swalayan dan lainnya.

3.    Perusahaan Manufaktur

Perusahaan manufaktur memiliki sifat kegiatan yang lebih komplek dibandingkan dengan perusahaan jasa maupun perusahaan perdagangan s ehingg a komponen informasi yang hams dituangkan di dalam laporan keuangan juga lebih banyak. Kegiatan perusahaan manufaktur adalah mengubah bahan baku menjadi produk jadi yang siap untuk dijual.

 

Bentuk Perusahaan

Penggolongan perusahaan tidak hanya berdasarkan jenisnya saja akan tetapi perusahaan dapat digolongkan berdasarkan atas dasar karakteristik yuridisnya atau bentuk hukumnya. Bentuk hukum diperlukan karena pengusaha melakukan hubungan hukum dengan pihak lain yang menimbulkan hak dan kewajiban hukum.

 

Berdasar aspek yuridisnya bentuk perusahaan dapat digolongkan kedalam bentuk-bentuk sebagai berikut:

1.    Perusahaan Perseorangan

Perusahaan perseorangan adalah merupakan perusahaan yang dimiliki oleh seseorang atau dimiliki secara individual dan biasanya sekaligus berfungsi sebagai pimpinan atau manajer perusahaan. Bentuk perusahaan ini merupakan bentuk yang paluing sederhana dan biasanya pendiriannya tidak memerlukan prosedur khusus dan prosedur hukum yang rumit.

2.    Persekutuan

Persektutuan adalah suatu perusahaan yang dimiliki oleh lebih dari satu orang (pemilik) yang secara bersama-sama bersepakat untuk bekerja sama menjalankan usaha berdasarkan perjanjian yang disepakati. Para pemilik tersebut disebut sekutu atau partner dan secara hukum para sekutu mempunyai hak atas keuntungan yang diperoleh perusahaan dan mempunyai tanggung jawab atau atas utang-utang yang merupakankewajibanperusahaan berdasarkan perjanjian yang telah disepakati.

Perjanjian kerjasama atau persekutuan biasanya berisikan tentang:

• Nama persekutuan
• Nama hukum para sekutu
• Tujuan dan jenis usaha persekutuan
• Hak dan kewajiban sekutu terhadap persekutuan
• Tanggung jawab sekutu kepada pihak ketiga
• Tugas tiap-tiap sekutu dalam persekutuan
• Persyaratan anggota sekutu baru dan keluarnya atau pengunduran diri sebagai
• anggota sekutu
• Dasar dan prosedur pembagian laba
• Dasar dan prosedur pembagian nbeban utang sekutu apabila dibubarkan
• Persyaratan pembubaran sekutu

Jenis persekutuan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu persekutuan firma, misalnya Kantor Akuntan Hadori & Co, Bakri & Brothers dan jenis persekutuan yang lain adalah persekutuan komanditer atau sering disebut dengan istilah Comanditaire Vennootschap (CV). Pada jenis terakhir ini keanggotaarmya dapat dibedakan menjadi sekutu aktif, yaitu sekutu yang memiliki tanggung jawab kepada pihak luar dan disebut sebagai managing partner dan sekutu yang tidak aktif atau sekutu diam yang berfungsi sebagai penenm modal sering disebut sleeping partner.

3.    Perseroan Terbatas (PT)

Perseroan terbatas merupakan persekutuan yang modalnya berasal dari pemilik atau investor dalam bentuk saham, sehinggabiasanya pemilik atau investor ini disebut sebgai pemegang saham. Persekutuan jenis ini memiliki badan hukum, oleh karenanya perusahaan ini merupakan suatu kesatuan usaha yang berdiri sendiri terpisah dari pemiliknya atau pemegang sahamnya. Para pemegang saham tidak bertanggungjawab terhadap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan kepada pihak lain, dan para pemegang saham merupakan pemilik perusahaan yang besarnya pemilikannya hanya sebatas saham yang dimiliki Jenis perusahaan ini merupakan jenis perusahaan yang paling sesuai dari sudut pandang akuntansi, karena disini ada pemisahan antara perusahaan dan pemilinya.

Transaksi Perusahaan (Business Transaction)

Transaksi perusahaan merupakan peristiwa yang bersifat moneter terjadi di perusahaan dan harus dicatat. Contohnya, pembayaran rekening listrik sebesar Rp.125.000,00, pembelian barang dagangan secara kredit Rp.3.500.000,00 dan pemebelian sebidang tanah dan bangunannya senilai Rp. 42.000.000,00.

Kedua contoh transaksi diatas, yaitu transaksi pembayaran ekening listrik dan transaksi pembelian barang secara kredit merupakan transaksi yang relatif sederhana. Lain halnya dengan transaksi pembelian tanah dengan bangunannya, merupakan transaksi yang lebih kompleks. Karena total harga yang dibayarkan hams dialokasikan berapa untuk tanah dan berapa untuk bangunannya. Dan kemungkinan dalam perjanjian jual beli diatur tentang cara pembayarannya yaitu dengan cara diangsur untuk beberapa tahun dan saldo dari angsuran tersebut dibebani bunga.

Suatu transaksi tertentu dapat mengakibatkan munculnya transaksi lainnya. Misalnya adanya pembelian secara kredit akan mengakibatkan transaksi pembayaran atau pengeluaran kas untuk melunasi utangnya. Adanya barang dagangan yang laku terjual akan menimbulkan transaksi penerimaan kas, demikian pula dengan transaksi pembelian tanah diatas mengakibatkan munculnya transaksi pengeluaran kas yaitu untuk membayar angsuran dan bunganya.

Bangunan merupakan aktiva tetap, oleh karena itu nantinya harus dicatat adanya biaya penyusutan. Biaya tersebut merupakan alokasi harga (kos) bangunan ke periode menerima manfaatnya dan ini merupakan transaksi yang harus dicatat. Transaksi ini disebut transaksi internal, karena transaksi ini tidak melibatkan pihak luar.

 

Persamaan Akuntansi (The Accounting Equation)

Akuntan dalam mengukur kegiatan dan proses akuntansi dengan melakukan analisis data yang ada pada laporan keuangan. Alat yang digunakan sebagai dasar analisis adalah persamaan akuntansi. Persamaan akuntansi menunjukkan persamaan antara aktiva atau harta dengan pasiva yang terdiri dari utang dan modal (equiti).

AKTIVA = PASIVA

Aktiva (Harta) adalah merupakan sumber ekonomik yang dimiliki oleh perusahaan yang diharapkan akan memberi manfaat atau keuntungan dimasa yang akan datang. Elemen­elemen harta di dalam laporan keuangan (neraca) sebagai contoh diantaranya adalah kas, piutang, perlengkapan kantor (office supplies), sediaan barang dagangan, mebelair, tanah bangunan dan lain sebagainya.

Pasiva (Equity) terdiri dan dua elemen utama, yaitu hak kreditur yang berupa utang perusahaan dan sering disebut dengan istilah kewajiban atau liabilities. Yang kedua hak Para pemilik yang disebut dengan istilah modal pemilik (owner's equity). Bilapersamaan tersebut diatas dikembangkan, dengan memasukan kedua unsur diatas ke dalamnya, maka akan diperoleh persamaan sebagai berikut:

Aktiva = Utang + Modal Pemilik

Dalam persamaan akuntansi, biasanya utang atau kewajiban diletakan di depan modal pemilik, karena kreditor mempunyai hak preferensi atas aktiva perusahaan. Sisanya merupakan hak pemilik, dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat perubahannya di dalam persamaan akuntansi berikut ini:

Aktiva - Utang = Modal Pemilik

Pengertian Kas

 

1.   Kas berarti tempat menyimpan uang

2.   Kas berarti uang (uang tunai)

3.   Kas berarti tempat membayar dan menerima uang

4.   Dalam kamus Istilah Akuntansi  dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan)

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat digunakan dengan segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya,seperti uang kertas dan logam, check dan bilyet giro, simpanan di Bank dalam bentuk giro dan lain-lain.

Ciri-ciri kas adalah :

Dapat digunakan segera sebagai alat bayar sebesar nilai nominalnya, sedangkan alat bayar yang tidak dapat digunakan segera sebagai alat bayar dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat

Fungsi Kas

Fungsi kas dalam perusahaan adalah sebagai berikut

1. Kas berfungsi sebagai alat pembayaran, baik dalam jumlah kecil maupun dalam jumlah besar.
2. Kas berfungsi sebagai alat terima dalam bentuk setoran oleh bank sesuai dengan jumlah nominalnya.
3. Kas berfungsi sebagai alat investasi bagi perusahaan, seperti : membeli aktiva tetap.

Sifat-sifat Kas

Kas memiliki sifat-sifat khusus dalam keuangan. Berikut ini merupakan sifat-sifat kas dalam perusahaan.

1. Kas merupakan aset perusahaan yang siap digunakan kapan saja, baik untuk keperluan transaksi, ditukarkan dengan aset lain, maupun pengeluaran lainnya.
2. Kas dalam perusahaan digunakan pada hampir di semua transaksi perusahaan.
3. Jumlah kas dalam perusahaan harus dijaga agar tidak terjadi kelebihan dan kekurangan. Jumlah kas yang terlalu banyak akan membuat kinerja perusahaan menjadi tidak efisien. Apalagi jika pada saat yang sama terjadi penurunan nilai uang. Jika jumlah kas terlalu sedikit maka kegiatan operasional perusahaan bisa terganggu. Dan jika kas terlalu sedikit perusahaan tidak dapat memanfaatkan peluang usaha yang ada.

Di golongkan sebagai kas,seperti : cek, cek mundur, deposito berjangka, wesel pos, bank overdraf, surat berharga dan lain-lain, termasuk di juga uang kartal (kertas dan uang logam).

Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas.Maka TANPA KAS PERUSAHAAN TIDAK AKAN BERJALAN DENGAN LANCAR.

Persoalan dalam kehidupan ini tidak pernah ada hentinya di manapun kita berada. Demikian pula dalam kehidupan finansial kita. Bahkan ketika kita telah memiliki penghasilan yang stabil bahkan bertambah sesuai dengan karier, kita masih akan menghadapai persoalan.

Persoalan itu adalah apakah kita mampu memanfaatkan uang yang dengan susah payah kita kumpulkan itu sesuai dengan tujuan hidup kita. Hal ini sangat terkait dengan bagaimana kita mengatur arus kas keuangan? Karena persoalan arus kas akan menentukan ke mana penghasilan yang selama ini diperjuangkan itu pergi, yang ujungnya membawa konsekuensi apakah suatu keberhasilan atau kegagalan finansial.

Prinsip mendasar yang sangat mudah diterima adalah realitas keterbatasan pemasukan dibandingkan dengan tujuan/impian/cita-cita finansial. Hal ini haruslah menyadarkan akan pentingnya mengatur arus kas, baik bagi kepentingan jangka pendek apalagi untuk tujuan jangka panjang. Keduanya harus dilakukan secara bersama-sama, simulatan dan terencana, karena kegagalan mengatur arus kas adalah berarti juga kegagalan mengatur jalan kehidupan finasial yang akan berujung pada kegagalan seluruh kehidupan finasial, tidak peduli berapapun besar penghasilan dan kekayaan yang telah dicapai.

Manajemen Arus Kas 

Hal utama yang perlu selalu diperhatikan yang mendasari dalam mengatur arus kas adalah memahami dengan jelas fungsi dana/uang yang kita miliki, kita simpan atau investasikan. Secara sederhana fungsi itu terbagi menjadi tiga yaitu :

Pertama, fungsi likuiditas, yaitu dana yang tersedia untuk tujuan memenuhi kebutuhan sehari-hari dan dapat dicairkan dalam waktu singkat relatif tanpa ada pengurangan investasi awal. Perusahaan harus mampu membayar dan membiayai kegiatan operasionalnya.

Kedua, fungsi anti inflasi, dana yang disimpan guna menghindari resiko penurunan pada daya beli di masa datang yang dapat dicairkan dengan relatif cepat. 

Ketiga, capital growth, dana yang diperuntukkan untuk penambahan/perkembangan kekayaan dengan jangka waktu relatif panjang. Pembiayaan perusahaan harus diarahkan dengan tujuan untuk mendapatkan keuntungan yang sebanyak-banyaknya dibandingkan dengan biaya yang telah dikeluarkan.

Jumlah dan tempat di mana uang itu berada haruslah sesuai dengan tujuan keuangan secara keseluruhan. Karena memegang/mengalokasikan uang pada tempat yang tidak sesuai dengan tujuan keuangan akan menimbulkan akibat jelek, apakah kehilangan kesempatan penambahan nilai uang atau kesulitan mengeluarkan uang pada saat memerlukannya.

Langkah mengatur arus kas

Pertama-tama yang perlu dilakukan dalam mengatur arus kas adalah memetakan keadaan di mana uang yang dimiliki dialokasikan, untuk itu cobalah mengisi tabel yang tersedia berikut sesuai dengan komposisi uang anda.

Kedua, cobalah menganalisis, apakah jenis dan jumlah uang yang ada telah sesuai dengan peruntukannya. Cara melihatnya adalah dengan melihat apakah jenis penyimpanan uang telah mengacu pada tujuan finansial. Ini berarti bukan hanya pada berapa besar pendapatan/buga yang diperoleh, tetapi pada apakah penyimpanan dilakukan telah sesuai dengan tujuan keuangan.

Jumlah uang untuk tujuan likuiditas yang kami sarankan (telah dibahas dalam tulisan sebelumnya) kurang lebih 2-6 kali kebutuhan bulanan. Dengan alokasi 10 persen uang tunai, 40 persen tabungan dan 50 persen deposito dengan variasi jangka waktu 1,3 dan 6 bulan. Dan dalam artikel kali ini hanya akan dikaji berbagai instrumen yang tersedia untuk mengatur arus kas serta tip-tip memilih dan menggunakannya.

Pengaturan arus kas harus mampu mengintegrasikan antara tujuan-tujuan finasial dengan proyeksi penghasilan dan pengeluaran, dengan mengarahkan segala kemampuan finansial secara maksimal guna mencapai tujuan finansial jangka pendek maupun jangka panjang.

Untuk mengerti mengenai arus kas (cashflow), bayangkan ada sebuah silinder yang bagian bawahnya penuh dengan lubang. Lalu seseorang berusaha menuangkan air ke dalam silinder tersebut. Berapa banyakah air yang tumpah keluar? Seberapa cepat airnya habis? Melalui lubang manakah air keluar paling banyak?

Dalam analagi diatas, “silinder” adalah Anda. Sementara “air” adalah uang. Seseorang menyerahkan sejumlah uang kepada Anda, katakanlah satu juta rupiah yang merupakan gaji Anda untuk bulan ini. Berapa besar jumlah yang akan Anda belanjakan? Seberapa cepat uang tersebut habis? Untuk keperluan apa sajakah Anda menggunakan uang tersebut?

 

Pada gambar ilustrasi diatas, semua uang yang masuk dengan lancarnya mengalir keluar. Ini bukanlah contoh arus kas yang baik. Sayangnya hal ini terjadi pada kebanyakan orang.

Seorang investor tidak akan membiarkan uang yang dia dapatkan habis begitu saja. Investor akan menggunakan sebagian dari pendapatannya untuk membeli asset. Sebagai imbalannya, setiap bulan asset akan memberikan pendapatan tambahan bagi investor.

Untuk awalnya, pendapatan yang diterima dari asset nilainya kecil, mungkin tidak ada artinya jika dibandingkan dengan angka pendapatan utamanya. Namun seorang investor percaya, bahwa dengan secara terus menerus menyisihkan uangnya untuk membeli asset, maka nilai asset miliknya akan semakin membesar. Dan sebagai imbalannya, asset akan menghasilkan pendapatan yang lebih besar lagi bagi investor.

 

Pada suatu saat, nilai pendapatan yang diterima dari asset jumlahnya akan sama atau melebihi nilai pendapatan utama. Dan pada saat hal ini terjadi, investor sudah tidak tergantung pada pekerjaan utamanya lagi. Investor boleh memilih, apakah dia ingin berhenti bekerja dan membiarkan asset-assetnya membiayai hidupnya? Atau dia tetap bekerja dan dapat berbelanja lebih banyak dari rekan-rekannya?

 

Produk bank yang dapat dipergunakan untuk tujuan pengaturan arus kas antara lain : cash/bank notes, giro, tabungan, Kartu ATM, Kartu Debit, Kartu Kredit. Pilihan jenis produk yang sesuai tentu saja tidak akan sama pada setiap orang, karena hal itu akan sangat tergantung dari kondisi keuangannya.

Pengendalian internal kas sangat penting untuk menjaga kas dan memastikan keakuratan akuntansi pencatatan kas karena kas adalah aktiva yang paling lancar dan mudah diselewengkan penggunaannya.

 

Jenis Kas

Pembagian kas dalam perusahaan umumnya dibagi menjadi 2 (dua) macam, yaitu:

1.    Kas kecil à Dana Kas Kecil (Petty Cash Fund)

Merupakan uang kas yang berada dalam brankas perusahaan dan digunakan untuk membayar pengeluaran atau biaya-biaya yang sifatnya kecil.
Contohnya, pembelian perlengkapan kantor, biaya perjalanan dinas, biaya pembelian pulsa, konsumsi untuk menjamu tamu perusahaan, dan sebagainya.

2.    Kas di bank (cash in bank)

Merupajan uang kas perusahaan yang disimpan di bank.
Biasanya uang kas tersebut disimpan dalam bentuk giro sehingga dapat digunakan untuk pembiayaan yang jumlahnya besar.

Kedua macam kas ini memiliki sistem pencatatan dan metode penilaian yang berbeda. Kas kecil menggunakan metode imperest dan metide fluktuatif¸sedangkan kas di bank menggunakan prosedur rekonsiliasi bank secara periodik antara pihak bank dengan pihak perusahaan.

Pengertian Kas Kecil

Kas Kecil merupakan suatu dana atau uang tunai yang dimiliki perusahaan untuk keperluan operasional perusahaan yang sifatnya relatif kecil dan kurang efisien apabila pembayarannya menggunakan cek.

 

Kas kecil ini juga harus selalu tersedia pada perusahaan untuk aktivitas operasional perusahaan dan tidak mengganggu kelancaran aktivitas operasional perusahaan.

Kas kecil ini digunakan untuk mendanai pegeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi untuk kepentingan rapat dan lain sebagainya.

Kas kecil ini juga biasa disebut dengan Petty Cash.

 

Pengertian Kas Kecil Menurut Para Ahli

1.    Kusnadi

Sebuah dana berbentuk uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran untuk keperluan perusahaan.

2.    Soemarso

Sejumlah uang tunai yang sengaja disisihkan dalam suatu perusahaan, yang digunakan untuk membayar pengeluaran tertentu yang jumlahnya tidak besar.

3.    Zaki Baridwan

Sejumlah uang kas milik perusahaan yang khusus digunakan untuk membiayai pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil ataupun pengeluaran yang tidak ekonomis jika dibayar dengan cek.

4.    Rudianto

Sejumlah uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek atau giro.

5.    Rizal Effendi

Suatu dana kas yang dapat dibentuk secara periodik untuk menutupi pengeluaran yang sifatnya relative kecil dan rutin, yang tidak ekonomis kalau menggunakan cek.

6.    Mardiasmo

Salah satu jenis kas di suatu perusahaan yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya cukup drelatif kecil dan tidak ekonomis jika dibayar dengan cek.

Misalnya saja pengeluaran untuk apat membeli perangko dan materai, supplies kantor, untuk bisa membayar listrik, biaya telepon, langganan surat kabar atau majalah, biaya angkut penjualan dan lain sebagainya.

7.    Horngren

Suatu pengeluaran kas kecil yang akan sangat tidak ekonomis jika perusahaan harus menuliskan sebuah cek untuk dapat membayar taksi seorang eksekutif, satu kotak pensil, atau juga pengiriman sebuah order khusus keluar kota.

8.    Henry Simamora

Suatu dana kas yang dipakai untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang nilainya relatif kecil.

9.    Weygandt

Salah satu dana kas yang digunakan untuk membiayai pengeluaran dengan jumlah yang kecik dan masih dapat dikendalikan.

10.  Johan Arifin

Sebuah dana yang disisihkan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran dengan jumlah yng reltif kecil.

11.  Wikipedia

Segala catatan pembelian yang relatif sangat kecil dibanding dengan pembelian lainnya, biasanya dikendalikan oleh sistem tetap.

  

Tujuan dibentuknya Kas Kecil

 

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1.   Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.

2.  Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :

Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.

3.   Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

 

Dokumen yang Dibutuhkan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil

• Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dapat berguna agar perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi pada suatu fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

Dalam sistem dana kas Kecil, dokumen ini juga sangat dubutuhkan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

• Cek

Cek ialah salah satu dokumen yang dipakai untuk dapat memerintahkan bank melakukan suatu pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada sebuah cek atau pembawa cek.

• Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dipakai oleh pengguna kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil.

Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berguna sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini juga akan disimpan oleh para pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

• Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pengguna dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil.

Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

• Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh para pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk sebuah pengisian kembali dana kas kecil.

Pembayaran melalui Kas Kecil

 

Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.

Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.

 

Operasi dana kas kecil yang sering disebut sistem dana tetap (an imprest system), terdiri dari:

1. pembentukan kas kecil
2. penggunaan kas kecil
3. pengisian kembali kas kecil

 

Jurnal akuntansi dibuat pada saat:

1. kas kecil dibentuk
2. kas kecil diisi kembali
3. jumlah kas kecil dinaikkan/diturunkan

 

Pembentukan Dana Kas Kecil

Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:

1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

Pengisian Kas Kecil

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :

1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

 

Metode Pengisian Kas Kecil

Metode Imprest (Metode Dana Tetap)

Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Prosedur kas kecil

1. Pemegang kas kecil memegang uang guna menutup pengeluaran selama satu tahun periode (minggu/bulan)
2. Di akhir periode, besaran uang kas kecil yang telah dibelanjakan wajib dilakukan pengisian ulang, sehingga jumlah saldo kas kecil tetap sama dengan saldo awal.
3. Tidak terdapat penambahan saldo di tengah periode

 

Pembentukan kas kecil, langkah langkahnya adalah sebagai berikut:

• Menunjuk karyawan sebagai pemegang kas kecil
• Kemudian perusahaan menetapkan nominal dana kas kecil
• Jumlah dana ditaksir dengan perhitungan kebutuhan pada satu periode (perminggu/perbulan)
• Kepala keuangan menetapkan jumlah dana dalam kas kecil
• Kasir perusahaan akan menarik uang tunai melalui cek kemudian uang akan diserahkan pada pemegang kas kecil

 

Pembayaran pada kas kecil antara lain:

• Pemegang kas kecil memiliki kewenangan untuk melakukan pengeluaran denngan memanfaatkan keuangan yang ada dalam kas kecil, selama pengeluaran tersebut tidaklah bersebrangan dengan kebijakan manajemen
• Umumnya manajemen membuat kebijakan terkait izin serta larangan batas maksimal pengeluaran untuk setiap terjadinya transaksi keuangan
• Pada setiap pengeluaran pada kas kecil diwajibkan terdapat dokumentasi yang dapat dipergunakan sebagai bukti sah pengeluaran kas kecil yang mana disebut petty cash voucher beserta dengan nomor dan juga tanggal bukti pengeluaran.
• Bukti petty cash voucher wajib ditandatangani oleh pemegang kas kecil dan juga penerima uang kas kecil tersebut
• Apabila terdapat bukti pendukung lainnya, seperti kwitansi penerimaan maupun pembayaran, faktur, dan lainlain, maka bukti pendukung itu haruslah terlampir pada bukti pengeluaran kas kecil
• Besaran rupiah yang tercantum dari semua bukti pengeluaran ditambahkan jumlah saldo uang kas kecil haruslah selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah sesuai dengan kebijakan perusahaan

Pengisian kembali kas kecil apabila dana semakin habis termasuk dalam hal ini yaitu:

• Pemegang kas kecil melakukan pengajuan permintaan serta mempersiapkan daftar permintaan serta mempersiapkan daftar pengeluaran yang dilampirkan pula bukti pengeluaran kas kecil
• Permintaan tersebut dapat dilakukan pada bendahara maupun kasir perusahaan yang kemudian akan memeriksa validitas kas kecil yang telah berjalan
• Apabila telah sama dengan ketentuan yang berlaku, kemudian bendahara atau kasir perusahaan akan memberikan persetujan terhadap formulir permintaan pengisian kembali serta menarik uang tunai melalui cek sebesar nominal yang telah digunakan pada kas kecil sehingga besaran dana akan kembali seperti saldo awal

 

Kelebihan pada metode dana tetap:

• Bisa mengetahui jumlah pengeluaran setiap akun atau pos pada setiap periode, sehingga bisa menjadi alat kontrol dalam menggunakan dana
• Pimpinan maupun pengelola kas kecil akan semakin berhati hati didalam penggunaan kas kecil, dikarenakan tidak adanya penambahan dana pada tengah periode
• Memberikan kemudahan untuk bendahara dalam hal penentuan perkiraan jumlah dana setiap unit usaha pada periode tertentu, dikarenakan jumlahnya selalu sama.

 

Kekurangan pada metode dana tetap:

• Saldo kas kecil sulit untuk diketahui karena saldo baru dapat diketahui ketika akhir periode saat pengisian ulang
• Apabila terjadi kekurangan dana sebelum berakhirnya periode, maka hal tersebut akan menimbulkan permasalahan, dikarenakan tiada penambahan dana ditengah periode. Maka dari itu pemegang kas haruslah super berhati-hati

 Contoh :

Transaksi yang terjadi sehubungan pembentukan dan penggunaan dana kas kecil.

Jurnal yang dibuat untuk transaksi kas kecil diatas adalah sebagai berikut.

Metode Fluktuasi (Metode Dana Tidak Tetap)

Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.

Dalam metode dana tidak tetap (fluktuatif), pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti kas kecil tidak harus sama dengan yang telah dikeluarkan. Oleh karena itu dalam metode fluktuasi tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian terhadap saldo akun kas kecil pada akhir periode.

Berikut ini ialah ciri-ciri metode dana tidak tetap sebagai berikut :

• Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat di bagian debit dalam akun kas kecil.
• Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan cara mendebit akun yang berkaitan dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
• Jumlah dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

 

Metode dana tidak tetap memiliki sejumlah keuntungan antara lain:

• Saldo kas kecil bisa diketahui setiap saat.
• Jika dana kecil tidak cukup, pemegang kas kecil bisa meminta atau mengisi dana kas kecil.
• Dana kas kecil per periodenya selalu sama.
• Mempermudah dalam hal pengontrolan buku kas.

 

Sedangkan kekurangan metode berubah-ubah yaitu kita tidak bisa mengetahui secara pasti pengeluaran terbanyak digunakan untuk membiayai keperluan apa.

   

 

Contoh :

Transaksi yang terjadi sehubungan dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan pengisian kembali adalah sebagai berikut.

Jurnal untuk transaksi di atas adalah sebagai berikut.

Jurnal pengeluaran kas diatas selanjutnya di-posting ke buku besar sebagai berikut.

Dalam akun dana kas kecil di atas, pengisian dana pada tanggal 15 Agustus 2020, sebesar  Rp 1.750.000,- lebih besar dibanding dengan jumlah dana kas kecil yang telah digunakan, sehingga dana  kas kecil yang telah disediakan bertambah dari Rp 1.750.000,- yang dibentuk tanggal 1 September 2020 menjadi Rp 1.900.000,-

 Berdasarkan contoh di atas setiap jurnal kas di-posting ke buku besar. Jurnal kas kecil sama dengan jurnal pengeluaran kas, sehingga posting ke buku besar dapat dilakukan secara periodik

Akibat yang ditimbulkan dari penentuan kas kecil yang jumlahnya di bawah rata-rata pengeluran dalam periode bulanan adalah?

Daftar Pustaka

https://sarjanaekonomi.co.id/kas-kecil/

https://www.jurnal.id/id/blog/tips-menjaga-kestabilan-arus-kas-cash-flow/

Mutias, Anis, 2019. Otomatisasi Tata Kelola Keuangan.  Bogor : Yudistira