Memahami Teknologi Perkantoran, Otomatisasi Perkantoran, dan Virtual Office 1

A.  PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

 

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

 

Administrasi Kantor adalah serangkaian kegiatan rutin dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi secara sistematis. Definisi administrasi kantor dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan memiliki peran sentral dalam melaksanakan kegiatan operasi, menyajikan laporan kepada direktur, dan memainkan peran dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif. Sedangkan administrasi kantor dalam arti luas dapat diartikan sebagai kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengorganisasian, dan pengawasan berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup kantor dan administrasi yang tertib.

 

Berikut ini adalah Lingkup Administrasi Kantor yang lengkap:

1.   Kegiatan Kantor

Beberapa kegiatan kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi kantor meliputi:

• Perencanaan Perkantoran (office planning)
• Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
• Pengarahan Perkantoran (office actuating)
• Pengawasan Perkantoran (office controlling)

2.   Fasilitas Kerja Perkantoran

 

Fasilitas Kerja Kantor

Image by Jessica Lambert

 

Beberapa fasilitas yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi kantor adalah:

• Lokasi kantor
• Bangunan
• Peralatan
• Interior
• Mesin Kantor

 

 

Karakteristik Administrasi Perkantoran Modern

 

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada lima fungsi administrasi kantor dalam kaitannya dengan operasi organisasi. Berikut ini adalah deskripsi fungsi administrasi kantor:

• Fungsi rutin, yang merupakan fungsi administratif yang membutuhkan pemikiran minimal termasuk pengarsipan dan duplikasi.
• Fungsi teknis, yaitu fungsi administratif yang memerlukan pendapat, keputusan, dan keterampilan kantor yang berkualitas.
• Function Analyst, yang merupakan fungsi administratif yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif serta kemampuan untuk memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
• Fungsi interpersonal, yang merupakan fungsi administratif yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar untuk memutuskan sesuatu dan keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
• Fungsi manajerial, yaitu fungsi administratif yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, pemberian motivasi.

 

Tujuan Administrasi Perkantoran

Sebagaimana dinyatakan dalam definisi administrasi kantor di atas, secara umum tujuan dari proses manajemen kantor ini adalah agar tujuan perusahaan dapat dicapai secara efektif dan efisien dan memenuhi persyaratan dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.

• Teknis: memiliki manfaat dan kegunaan.
• Ekonomis: harga sesuai atau sesuai dengan apa yang seharusnya.
• Psikologis: berikan kepuasan.

 

Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran:

1. Memberikan data dan informasi lengkap kepada pihak-pihak yang perlu melakukan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
2. Mengawasi pekerjaan kantor dan administrasi untuk memastikan penerapan standar kualitas, tenggat waktu, dan prosedur yang sesuai.
3. Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar layanan terkait dengan manajemen.
4. Diskusi dengan karyawan tentang kinerja kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, dan cobalah untuk menyelesaikan masalah.
5. Berikan pelatihan atau perintah kerja kepada karyawan.
6. Verifikasi, pantau dan evaluasi pekerjaan dengan membuat laporan terkait dengan kegiatan produksi, pengiriman dan penggajian.
7. Melakukan proses rekrutmen karyawan, dari wawancara hingga memilih karyawan.
8. Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada karyawan.

 

Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkantoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan.

 

Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus diimbang dengan perkembangan sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana Informasi yang memadai.

 

Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas dldalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang slfatnya untuk umurn. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentIngnya suatu informasi yang harus disampaikan antara somber-sumber informasi dengan penerima Informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang bisa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran, Sistem tersebut berjalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran. Berdasarkan pemaparan diatas kami tertarik untuk mengkaji lebih dalam mengenai Pemanfaatan teknologi informasi pada suatu kantor.

 

Istilah kantor berasaI dari bahasa Belanda "kantoor" yang dalam bahasa Inggris disebut office, dapat diartikan sebagai (1) kewajiban, tugas, atau fungsi (2) jabatan, (3) markas atau ruang di mana seseorang dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya, (4) jasa pelayanan, (5) pekerjaan melakukan urusan tertentu, (6) atau tempat yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha. (Soetrisno dan Brisma, 2009 him 3)

 

Di Indonesia, istilah kantor diartikan sebagai tempat atau ruangan untuk melakukan kegiatan pengelolaan data/informasi. Pengelolaan data adalah proses kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, dan penyimpanan, pendistribuslan/penyajian data/ Informasi.

 

Pengertian modern menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002), dikaitkan dengan "terbaru atau mutakhir, sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman." (Soetrisno dan Brisma, 2009: 11). Jika pengertian modern tersebut dIhubungkan dengan kantor, maka pengertian kantor modern adalah kantor yang dilengkapi dengan peralatan dan fasilitas yang serba modern. Misalnya, rumah sakit modern yang artinya rumah sakit yang dilengkapi dengan peralatan modern.

 

Dalam arti luas suatu kantor disebut modern, pada umumnya bila kantor tersebut memenuhi beberapa karakteristik atau ciri-ciri modern, seperti

1.  ketersediaan peralatan/fasflitas modern untuk melakukan kegiatan utama kantor yaitu pengelolaan data/informasi dengan menggunakan teknologi informasi, seperti sarana teknologi komunikasi dan informasi,

2.    sumber daya manusia yang profesional dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, serta

3.    pengorganisasian yang memenuhi kualifikasi standar.

 

Perkantoran modern adalah perkantoran yang menganut falsafah, sifat, sikap, dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1.    Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,

2.    Menggunakan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat.

3.    Para pegawai berdisiplin dan profesional dalam melaksana­kan tugas-tugasnya serta memiliki cara berpikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.

4.    Kantor modern juga mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan.

5.  Menerapkan tata Iaksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi (Soetrisno dan Brisma, 2009: 11-12)

 

 

Perkembangan Teknologi Perkantoran

 

Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami adalah: "perolehan, pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi balk yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat elektronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)".

 

Perlu diketahul apabila pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada "impulses"  elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan Iebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang satu flashdisk dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang, Tidak dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian Informasi atau tukar menukar informasi antar rnanusia atau organisasi (sering distilahkan sebagai "hardcopy").

 

Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dewasa ini luar biasa pesat. Berkat kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, hubungan antarnegara, antarorganisasi, dan antarindividu, terasa seperti tidak berjarak (borderless). Sekarang, semua orang dapat berkomunikasl dimana saja berada di seluruh penjuru dunia dalam waktu yang relatif singkat dan biaya makin murah. Jika dahulu, telepon rumah dipandang sebagai salah satu simbol status, kini kepemilikannya makin meluas dan bahkan cenderung makin berkurang fungsinya setelah meluasnya pemilikan dan penggunaan telepon genggam (handphone). Pada saat yang sama peranan komputer juga semakin penting. Boleh dikatakan tidak ada kantor tanpa fasilitas komputer, apakah yang portable, laptop,

 

Perkantoran modern kinl semakin mendekati situasi dan menuju satu era, di mana penggunaan kertas makin berkurang. Suatu saat nanti, kemungkinan besar korespondensi kantor tidak lagi menggunakan kertas (paperless). Pertukaran informasi dalam berbagal bentuknya akan banyak dilakukan melalui posel (pos elektrik) menggunakan Internet, WA, e-mail, website, sehingga informasi yang dikirim dan diterima lebih cepat, dengan biaya yang semakin terjangkau. Internet semakin mendapat tempat di perkantoran dl mana setiap orang menggunakan komputer jinjing (laptop) yang makin kecil ukurannya yang dapat rnengakses internet dengan cara nirkabel (wireless),

 

Banyak sekali pemberitaan mengenai penggunaan teknologi perkantoran, dimana perusahaan memaksimalkan mesin, teknologi dan sumber daya manusia untuk menjalankan kegiatan perkantoran menjadi efektif dan efisien. Sebenarnya teknologi perkantoran sudah berjalan bahkan ditahun 90-an, tetapi dengan teknologi saat itu, masih banyak yang belum bisa dimanfaatkan untuk kegiatan administrasi maupun kegunaan di perkantoran. Di era tahun 20an, kita tahu bahwa perkembangan teknologi sangat maju, seperti yang terjadi di Indonesia, bahwa banyak teknologi yang telah bermunculan, seperti E-Commerce, Fintech dan cloud computing.

 

Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannnya mesin-mesin kantor yang mempunyai sifat :

1.        Elektronis

2.        Multifungsi

3.        Pengoperasiannya mudah dan simpel

4.        Tenaga listrik yang digunakan kecil

5.        Harga relatif murah

6.        Ukuran fisik semakin kecil

7.        Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi

8.        Cara kerjanya otomatis

 

Semua perkembangan yang terjadi tidaklah hanya sebatas itu, mungkin kedepannya teknologi bisa dengan sangat gampang digunakan dan memudahkan kita melakukan aktivitas keseharian kita. Dengan Teknologi  semua bisa diwujudkan.

Jenis Peralatan Kantor

 

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.  

1.   Tenaga penggerak

Menurut  tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

a.    Mesin manual : mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

b.    Mesin listrik (elektrik) : Mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2.   Cara kerja komponen mesin

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

a.    Mesin mekanis : mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

b.    Mesin elektronik : mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan  menggunakan tenaga listrik.

3.   Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:

a.    Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;

ü  Mesin dikte (dictating machine)

ü  Mesin penomor (numbering machine)

ü  Mesin tik (typewriter)

ü  Stampel (time dan date stamps)

b.    Mesin-mesin untuk menghimpun data atau informasi (bahan keterangan);

ü  Pembuka surat (anvelop opener)

ü  Mesin penjilid (binding machine)

ü  Stepler (hecht machine)

ü  Pemotong kertas (paper cutter)

ü  Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)

ü  Asahan pensil (pencil sharpener)

ü  Mesin penghancur dokumen (shredder)

c.    Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;

ü  Mesin jumlah (adding machine)

ü  Mesin hitung (calculating machine)

ü  Komputer

d.    Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;

ü  Mesin stensil

ü  Mesin stencil spirtus

ü  Mesin foto copi

ü  Mesinpereka m sheet

ü  Mesin offset

ü  Berbagai mesin cetak

e.    Mesin-mesin untuk mengirimkan data atau informasi (bahan keterangan);

ü  Telepon dan interphone

ü  Telex

ü  Teleprinter

ü  Facsimile

ü  Modem

ü  Radio paging

ü  Telefoto

ü  Telecopier

ü  Handy Talky (HT)

f.     Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;

ü  Mikrofilm

ü  Penghancur kertas

ü  Pelubang kertas/kartu

g.   Mesin mengaman dan penyaman     

ü  Pengaman data (data safes)

ü  Kipas angin (fan)

ü  Air conditioner (AC)

ü  Tirai udara (air curtain)

h.   Mesin pengontrol          

ü  Mesin presensi

ü  Close circuit television (CCTV)

 

  Peran Teknologi Perkantoran dalam Pekerjaan

 

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang termasuk di bidang kesekretariatan. Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efisien (Sedarmayanti, 87 2005:171).

 

Teknologi perkantoran yang canggih akan mendukung pekerjaan administratif membutuhkan keakurasian dan kecepatan data. Banyak cara pimpinan perusahaan yang membutuhkan teknologi perkantoran modern sebagai pijakan untuk menentukan kebijakan kantor. Hal ini hanya mungkin  dicapai apabila tersedia alat-alat perekam data, pemroses data, pengolah data, serta penyimpanan data yang dapat diandalkan. Di sinilah peran teknologi perkantoran sangat besar bagi suatu perusahaan

 

Menghadapi perkembangan tersebut, diperlukan kesiapan manusia dan kelengkapan sarananya. Oleh sebab itu, sekretaris perlu berusaha memiliki keterampilan dalam mengoperasikan mesin kantor tersebut. Sekretaris yang cepat memiliki keterampilan menggunakan mesin kantor akan mendapat keuntungan, di antaranya dapat lebih cepat menyelesaikan tugasnya.

 

 Dampak/Pengaruh Perkembangan Teknologi Perkantoran

 

Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif dan negatif. Pengaruh positif teknologi perkantoran mengacu kepada ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran.

1.   Dampak Positif

a.   Terhadap Ketenagakerjaan

-     Peningkatan mutu tenaga kerja.

Maksudnya, dengan menggunakan teknologi perkantoran maka mutu, kualitas, skill yang dimiliki oleh pegawai atau pekerja akan bertambah karena kemampuan mereka tidak sebatas itu-itu saja, mereka dapat mengoperasikan mesin-mesin kantor untuk menyelesaikan berbagai macam pekerjaan kantor yang ada dengan lebih efektif dan efisien.

-     Meringankan tenaga dan pikiran pegawai.

Dengan menggunakan teknologi perkantoran yang ada maka pegawai tidak perlu repot-repot mengerjakan pekerjaan perkantoran secara manual, mereka cukup menggunakan mesin-mesin yang dapat menyelesaikan semua pekerjaan menjadi lebih ringan dan cepat selesai yang pada akhirnya dapat mengurangi beban pikiran pegawai itu sendiri.

-     Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja.

Menggunakan teknologi perkantoran dapat meningkatkan hasil kerja yang memuaskan sehingga berakibat pada gaji atau penghasilan tenaga kerja menjadi bertambah dari gaji sebelumnya yang tanpa menggunakan teknologi perkantoran.

-     Meningkatkan semangat dan kedisiplinan kerja.

Karena dengan teknologi perkantoran semua pekerjaan menjadi mudah, cepat terselesaikan, hasilnya bagus sehingga menyenangkan, meningkatkan semangat dan kedisiplinan pekerja.

b.   Terhadap Prosedur Kerja

-     Mempercepat penyelesaian pekerjaan.

Misalnya pada saat akan memotong setumpuk kertas, biasanya orang-orang yang belum mengerti tentang mesin pemotong kertas akan memotong tmpukan kertas tersebut satu persatu secara manual dengan pisau sederhana, hal itu sudah sangat jelas memakan waktu yang relatif lama. Namun berbeda dengan orang yang mengerti tentang mesin pemotong kertas yang dapat memotong kertas setumpuk tadi dengan waktu yang singkat.

- Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penyelesaian pekerjaan.

Jelas bahwa dengan menggunakan teknologi perkantoran akan menyederhanakan prosedur kerja karena fungsi dari teknologi perkantoran itu sendiri yang mengubah pekerjaan kantor yang awalnya rumit menjadi lebih simple dan sederhana.

-     Memperlancar pekerjaan.

Pernyataan diatas jelas jadi tidak perlu saya jelaskan secara detail.

-     Mempermudah penyelesaian pekerjaan.

Pernyataan ini juga sudah cukup jelas menurut saya kalian sendiri sudah mahir menjelaskan atau mengartikannya sendiri tanpa harus saya jabarkan lebih lanjut.

c.   Terhadap Hasil Keja

-     Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor

Dengan teknologi perkantoran kualitas atau mutu hasil pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan bagus serta bisa dipastikan tanpa ada kecacatan yang berarti.

-     Mempertinggi jumlah hasil kerja

Dengan menggunakan teknologi perkantoran kuantitas hasil keja yang dilakukan bertambah banyak.

-     Memenuhi standar mutu tertentu

Menggunakan teknologi perkantoran memenuhi standart mutu tertentu maksudnya dengan menggunakan mesin-mesin kantor akan menjadikan kualitas, mutu hasil kerja menjadi lebih baik dibandingkan tanpa mesin-mesin kantor itu tadi.

-     Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor.

Menurut saya pernyataan ini cukup jelas dan sudah dapat kita lihat sendiri secara nyata dalam kehidupan sehari-hari.

                                

2.   Dampak Negatif

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :

-  Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah jumlah pengangguran.

-     Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.

-     Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin

-     Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.

-     Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya tambahan.

 

Secara garis besar dampat tersebut dapat anda lihat dalam tabel berikut

Dampak Positif	Dampak Negatif
Meningkatkan mutu tenaga kerja	Mengurangi penggunaan tenaga kerja atau menambah penganguran
Meningkatkan gairah dan kedisiplinan kerja	Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu
Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja	Menimbulkan ketergantungan kepada mesin yang akan menimbulkan pemborosan
Meringankan tenaga dan pikiran pegawai	Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya
Mempercepat penyelesaian pekerjaan	Penggunaan mesin tertentu memerlukan sarana penunjang lainnya yang mengakibatkan biaya bertambah
Menyederhanakan prosedur kerja
Meningkatkan mutu hasil pekerjaan

 

  

Secara tidak sadar kita menggunakan teknologi yang digunakan juga di kantor modern, Peralatan Teknologi perkantoran modern yang sekarang yang pernah anda gunakan itu apa saja!

 

Daftar Pustaka

Ardiansyah, Gumelar. 2020. Pengertian Administrasi Perkantoran. https://guruakuntansi.co.id/administrasi-perkantoran/ (diakses tanggal 27 Januari 2021)

Rusdiana, H. K., dan Qiqi Yuliati Zaqiah. 2014. Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Insan Komunika.

Dhaneswara, Rininda. 2013.  Teknologi Perkantoran "Mesin-mesin Kantor". http://rininda.blogspot.com/2013/06/teknologi-perkantoran-mesin-mesin-kantor.html (diakses tanggal 27 Januari 2021)

Monster AR, 2018.  Efektifitas Penggunaan Teknologi Perkantoran.  https://kumparan.com/monster-ar/efektifitas-penggunaan-teknologi-perkantoran/full. (diakses tanggal 27 Januari 2021)