Arti dan Fungsi Otomatisasi Perkantoran serta Teknologi Perkantoran

 Arti Otomatisasi Perkantoran

 

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). 

 

Automation memiliki dua makna yaitu

1)   the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan

2)   the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis).

 

Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran. 

 

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

 

Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

 

Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut: 

Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.

 

Konsep-konsep otomatisasi 

1)    Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2)    Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3)    Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4)    Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

5)    Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

 

 

Fungsi Otomatisasi Perkantoran

 

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.

 

Timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain : banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan, para sekretaris atau tenaga administrasi sangat sibuk dengan tugas administratifnya.

 

Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Fasilitas dari otomasi perkantoran meliputi berbagai jenis komputer dari mulai komputer besar sampai komputer pribadi melalui jaringan komunikasi dengan mesin facsimile dan pencetak, pengolahan kata, arsip elektronik, surat elektronik, pengaturan jadwal rapat otomatis, sistem informasi manajemen, dan pemrograman.

 

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1)    Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2)    Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3)    Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4)    Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

 

Para ahli komputer mempunyai tanggung jawab, karena dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer terhadap profesi yang mereka lakukan dan setiap orang harus memiliki etika masing-masing.

 

Tanpa adanya etika profesi yang mereka lakukan maka tidak akan dapat berjalan dengan lancar sesuai apa yang mereka harapkan. Dalam Kesenjangan keahlian yang ada pada otomasi kantor dalam masyarakat sangat menajamkan persaingan antara tenaga ahli dan tenaga bukan ahli. Kebutuhan akan komputer sangat menarik dalam kehidupan masyarakat dan sangat diperlukan.

 

 

Teknologi Perkantoran

 

Makna teknologi di KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah (1) metode ilmiah untuk mrncapai tujuan praktis; ilmu pengetahuan terapan, (2) keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. 

Perkantoran, sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Aktifitas fisiknya meliputi ; mencatat, menghimpun, mengolah, mengandakan, mengirim, menyimpan, melakukan komunikasi, menghitung, dan pekerjaan lainnya (mis ; melayani tamu, kurir, menjaga kebersihan kantor).

 

Cakupan aktivitas perkantoran yang berkaitan dengan teknologi meliputi kegiatan-kegiatan seperti

1.    pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word  processing);

2.    penyajian/display, menghimpun/pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet);

3.    pengelolaan database;

4.    melakukan perjanjian,  pertemuan, dan penjadwalan (appointment);

5.    presentasi;

6.    korespondensi;

7.    dokumentasi; dan sebagainya.

 

Adalah penting seorang karyawan mengetahui SOP (Standard Operational Procedure). SOP adalah pedoman urutan langkah-langkah untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan digunakan sebagai alat penilaian kinerja. Pelaksanaan pekerjaan tersebut meliputi; pekerjaan apa yang akan dilakukan, dimana pekerjaan itu dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukan pekerjaan, dan siapa yang melakukan pekerjaan tersebut.

 

Keselarasan antara kemampuan dan ketrampilan seseorang yang didukung oleh teknologi serta dikerjakan secara berurutan sesuai SOP akan menghasilkan kualitas hasil kerja (kinerja) yang efektif dan efisien.

  

 

Daftar Pustaka

AND Complex for Windows. (1993). Concise Oxford Dictionary. Rotterdam, Netherlands.

Antarina, A. (2004). Penerapan Teknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh Keunggulan Bersaing.

Lernout & Hauspie Speech Products N.V. (1993). Portions of International CorrectSpell™ spelling correction system. Thesaurus on Microsoft Office 2007 .

Masbukhin. (2003). Pengantar SAP.PHP. Diambil kembali dari ilmukomputer.com.

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara. (2003, Januari 23). Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah. Kepmen Nomor 13/KEP/M.PAN/2003 . Jakarta.

Pakpahan, R. (2006). Catatan Mata Kuliah Teknologi Perkantoran.

Sastradipoera, K. (2004). Manajemen Perkantoran: Suatu Pendekatan Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Kappa Sigma.

Sedarmayanti. (2005). Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju.

Wahono, R. S. (2003). Apa Itu Komputer.php. Diambil kembali dari ilmukomputer.com.

Waluto, D. E. (2000). Teknologi Perkantoran Modern: Wacana tentang Kantor Maya. Pengembangan Alat dan Lab Jurusan Administrasi Niaga. Semarang: Politeknik Negeri Semarang.

Zain, S. (2004). Penerapan Teknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh Keunggulan Bersaing.

Siswanto, Tri Agus (2013). Otomatisasi Perkantoran K-13, Cetakan ke-1.

Kamus Besar Bahasa Indonesia