Ruang Lingkup Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu ad dan ministate, artinya melayani, membantu atau memenuhi. Berdasarkan hat tersebut, administrasi merupakan suatu bentuk pelayanan pemberdayaan sumber daya lainnya dalam suatu perusahaan dengan tujuan untuk mencapai perencanaan yang diinginkan oleh perusahaan.

1.       Pengertian Administrasi

Administrasi merupakan suatu bentuk usaha untuk membantu, memimpin, atau mengarahkan semua bentuk kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Administrasi pada umunmya dibedakan menjadi dua macam, yaitu pengertian administrasi dalam arti sempit dan pengertian administrasi dalam arti luas.

Pengertian administrasi dalam arti sempit merupakan suatu bentuk tata usaha kantor. Tata usaha kantor merupakan suatu bentuk pekerjaan yang memiliki sifat mengatur segala sesuatu jenis pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan melakukan pencatatan setiap adanya perubahan atau kejadian yang terjadi dalam kantor.

Istilah adrninistrasi yang lebih luas mencakup semua bentuk kegiatan tata usaha kantor. Dapat disimpulkan apa yang dimaksud dengan administrasi dalam arti luas suatu bentuk rangkaian penataan dalam terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Seperti yang kita ketahui, tujuan yang akan dicapai dalam perusahaan bermacam-macam. Adapun untuk mencapai tujuan tersebut, dapat dilakukan dengan berbagai macam metode. Salah satu bentuk metode yang dilakukan yang metode administrasi yang efektif dan efisien. Administrasi sebagai fungsi dijalankan oleh setiap orang yang memiliki kedudukan sebagai pemimpin atas atau pemimpin puncak dalam suatu perusahaan. Namur', dalam hal ini tidak berarti bahwa administrasi yang berperan sebagai pelaksana fungsi administrasi, melainkan dilaksanakan oleh para pejabat­-pejabat yang berada di bawahnya berdasarkan pelimpahan dari wujud administrasi tersebut.

 

2.    Fungsi Administrasi

Pada saat irui, ketika perkantoran berkembang dengan pesat, maka pembagian fungsi administrasi semakin lengkap dan kompleks. Berbagai bentuk pembagian tersebut sangat bervariasi namun apabila dikaji berdasarkan asasnya maka administrasi ini memiliki fungsi kompleks yang meliputi sebagai berikut.

a.     Fungsi perencanaan

Fungsi perencanaan atau yang biasa disebut dengan planning merupakan fungsi yang di dalamnya terasuk ke dalam penyusun anggaran.

b.     Fungsi pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian merupakan fungsi yang di dalamnya termasuk ke dalam penyusunan staf organisasi dalam perusahaan.

c.     Fungsi pelaksanaan

Fungsi pelaksanaan merupakan fungsi yang di dalamnya termasuk dalam bentuk pengarahan, pengkoordinasian, bimbingan, penggerakan, dan pengawalan dalam kantor.

d.     Fungsi penilaian

Fungsi penilaian merupakan fungsi yang di dalamnya termasuk penyususnan laporan kegiatan administrasi perusahaan

 

3.   Ciri-ciri Administrasi

Ada beberapa ciri pokok administrasi yang harus kalian ketahui. Ciri-ciri pokok tersebut, yakni seperti tabel berikut.

Tabel 1.1  Ciri Pokok Administrasi

No	Ciri Pokok Administrasi	Penjelasan
1	Terdiri atas sekelompok orang	Ciri pokok ini berarti kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi apabila kegiatan ini dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2	Kerja sama	Arti ciri pokok ini adalah suatu kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi apabila dalam kegiatan ini ada dua orang atau lebih yang bekerja sama. Alasan dibentuknya kelompok kerja sama formal dan informal dibentuk adalah adanya pemuasan kebutuhan, kedekatan dan daya tarik, tujuan kelompok, dan alasan ekonomi.
3	Pembagian tugas	Ciri pokok ini berarti suatu kegiatan administrasi yang tidak sekedar kegiatan kerja sama, namun kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
4	Administrasi berupa kegiatan yang runtut dalam suatu proses	Arti ciri pokok ini,. yakni suatu kegiatan administrasi yang berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
5	Tujuan	Tujuan berarti segala sesuatu yang telah direncanakan dan dijalankan sehingga dapat terlaksana perencanaan tersebut. Adapun karakteristik pokok tujuan dalam administrasi yaitu dengan melakukan kegiatan kerja sama, maka sesuatu yang diinginkan akan tercapai.

 

4.    Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

Ada beberapa macam unsur-unsur administrasi perkantoran, di antaranya sebagai berikut.

a.    Organizing

Organizing merupakan suatu bentuk pengelompokkan kegiatan yang dibutuhkan, yaitu menetapkan susuan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang terdapat dalam organisasi, serta untuk menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing­masing unit kantor.

b.     Management

Fungsi management merupakan suatu fungsi bahwa seorang manajer bertugas untuk mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu.

c.     Record

Record merupakan suatu kumpulan elemen-elemen data yang digabungkan menjadi satu kesatuan, masing-masing elemen tersebut dikenal dengan nama field. Pada umumnya, field data tersebut dapat memiliki tipe data yang sama atau berbeda. Walaupun field-field tersebut berada dalam satu kesatuan field, namun masing-masing field tersebut dapat diakses secara individual.

d.     Relationship

Relationship atau humas merupakan fungsi manajemen yang sifatnya terinci, terencana, dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik untuk mendapatkan pengertian, simpati, serta dukungan dari pihak-pihak yang terkait dengan penelitian opini publik di antara pihak-pihak tersebut.

e.     Communication

Communication atau komunikasi merupakan suatu usaha yang bertujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna. Proses komunikasi secara terminologis merupakan suatu proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada pihak lainnya. Hal ini berarti yang terlibat dalam komunikasi, yaitu manusia.

f .    Personality

Personality atau kepribadian merupakan suatu bentuk susunan sistem psikofisik yang berpadu dan saling berinteraksi dalam melakukan pengarahan tingkah laku yang memiliki kompleksitas yang dinamis dalam diri seorang individu. Dalam hal ini, proses komunikasi akan unik dan membuat perusahaan menjadi berkembang.

g.     Financial

Financial atau keuangan merupakan proses dalam administrasi yang memahami mengenai bagaimana suatu individu, sisi perusahaan, dan organisasi untuk meningkatkan, mengalokasikan, dan menggunakan sumber daya keuangan dalam perusahaan.

h.   Logistik

Logistik merupakan suatu bentuk ilmu pengetahuan atau proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharan serta penghapusan material atau alat-alat.

i.      Public relation

Public relation atau humas merupakan usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja dengan tujuan untuk membangun dan mempertahankan pengertan timbal-balik antara organisasi dan masyarakat.

 

 

 

 

5.    Maksud dan Tujuan Administrasi

Administrasi keuangan dalam perusahaan merupakan suatu proses yang memiliki tujuan tertentu. Pencatatan semua kegiatan dalam perusahaan sangat dibutuhkan untuk kelancaran dan pengelolaan perusahaan. Hal tersebut merupakan tugas pokok administrasi keuangan daam perusahaan. Tugas-tugas tersebut pada umumnya meliputi catatan data-data transaksi bisnis, keuangan produksi, persediaan produksi, dan hal-hal pokok lain yang dapat memengaruhi kelancaran perusahaan.

Adapun maksud dan tujuan adanya administrasi, yaitu agar perusahaan dapat melakukan hal­-hal berikut ini.

a.    Melakukan pemantauan kegiatan-kegitan administrasi dalam perusahaan.

b.    Melakukan evaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian dalam perusahaan.

c.  Melakukan penyusunan proses pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian dalam perusahaan.

d.    Melakukan pengamanan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaannya.

 

6.    Manfaat Administrasi

Proses administrasi dalam perusahaan memiliki banyak manfaat, di antaranya sebagai berikut ini.

a.  Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak lain melalui berbagai media komunikasi baik hal tersebut dengan rekan perusahaan, konsumen, maupun dengan instansi pemerintah dan supplier.

b.   Risiko kehilangan barang akan dapat diperkecil. Hal ini karena setiap jenis transaksi baik itu barang masuk, harga pembelian, maupun barang keluar dari penjualan dapat dibukukan dengan baik.

c. Dapat memudahkan pelayanan pasca jual kepada pihak-pihak karena bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti-bukti kesepakatan penjualan.

d.  Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.

 

7.    Jenis-jenis Administrasi

Arti administrasi dalam anti sempit adalah sebagai penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara unit, baik dari dalam maupun dari luar yang bertyjuan untuk melakukan penyediaan keterangan dan dapat mendapatkan kembali dengan mudah baik sebagian maupun seluruhnya. Istilah lain dari administrasi secara sempit yakni dinamakan tata usaha.

Ada beberapa jenis administrasi, yaitu sebagai berikut.

a.    Administrasi publik

Tiga elemen utama dalam sebuah negara merupakan perihal yang dibahas dalam administrasi publik. Tiga elemen utama tersebut, yakni lembaga legislatif, eksekutif, dan yudikatif.

Administrasi publik dalam kajiannya, ketiga elemen utama negara tersebut berkaitan dengan adanya berbagai peraturan. Selain itu, berkaitan dengan kebijakan yang berhubungan dengan publik, tujuan negara, dan etika yang menjadi acuan penyelenggara negara.

b.    Administrasi pembangunan

Pengertian administrasi pembangunan adalah suatu sistem administrasi yang dibuat untuk mengendalikan usaha oleh pemerintah. Hal ini bertujuan untuk melakukan realisasi pertumbuhan yang sudah direncanakan pada suatu kondisi dari beberapa aspek yang lebih baik dan maju. Pasca Perang Dunia II mulai muncul sistem administrasi pembangunan. Semua negara di dunia pada masa itu memerlukan sebuah sistem yang dapat menciptakan pembangunan suatu negara.

c.    Administrasi lingkungan

Pengertian administrasi lingkungan adalah sebuah rangkaian kegiatan yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tidak mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan yang dilakukan oleh pemerintah dan masyarakat.

 

8.    Kegiatan Administrasi

Kegiatan administrasi sangat penting dalam perusahaan. Oleh karena itu, membutuhkan standar pengelolaan yang baik. Kegiatan administrasi perusahaan, dilakukan untuk mengetahui hal-hal yang perlu dicatat dan yang harus ditelusuri, yaitu semua kegiatan yang dilakukan, kemudian dikelompokkan menjadi beberapa jenis kegiatannya. Selain itu, harus ditelusuri barang-barang dan hak milik lainnya yang berpengaruh terhadap operasi kegiatan usaha. Bentuk dan model pencatatan pada umumnya bermacam-macarn, namun yang harus diperhatikan, yaitu bahwa catatan tersebut harus rapi, tertib, sistematik, mudah diakukan pemeriksaan dan dapat dilakukan pengendalian.

Untuk memperjelas dan mudah dimengerti, berikut ini merupakan contoh jenis catatan dan kegiatan dalam administrasi.

a.   Catatan perjanjian

Catatan perjanjian contohnya, yaitu dengan siapa janji itu dibuat, waku, isi janji, dan keterangan lain yang perlu.

b.   Catatan pemesanan dan pengiriman

Catatan pemesanan dan pengiriman contohnya yaitu nama dan alamat, jumlah pemesanan/ kiriman, waktu pengiriman, dan keterangan lain yang perlu.

c.   Catatan pemasaran

Nama-nama distributor/agen, identitasnya, pemberian komisi, jadwal pengiriman barang dan sebagainya.

d.   Catatan proses produksi

Semua masalah yang berkaitan dengan kelancaran proses produksi

e.   Catatan perbekalan/persediaan

Jenis, jumlah, arus kelua masuk barang, kondisi, dan lain-lain. Perbekalan di sini dapat untuk perkantoran ataupun untuk bahan-bahan proses produksi.

f.   Catatan kepegawaian

Data dan identitas pegawai, jumlah upah atau gaji, prestasi kerja, dan catatan lainnya.

g.   Catatan surat menyurat

Mencatat semua keluar masuk surat dengan mencatat nomor surat, sifat, tanggal surat, tanggal proses surat, isi surat, dan keterangan lainnya yang penting.

h.   Catatan gudang

Jenis dan nama barang, jumlah, arus keluar barang, kondisi barang.

 

Dalam proses administrasi dalam arti sempit ini, dapat dibagikan menjadi beberapa kegiatan, di antaranya sebagai berikut.

a. Kegiatan menghimpun artinya melakukan pengumpulan segala sesuatu keterangan-keterangan yang awalnya tidak teratur sehingga menjadi sesuatu yang dapat digunakan.

b. Mencatat, artinya melakukan pembukuan berbagai transaksi atau berbagai bentuk keterangan.

c. Mengolah, artinya memperbanyak, menyalin, dan membuat suatu bentuk informasi menjadi baru sehingga dapat lebih bermanfaat.

d. Menggandakan, artinya memperbanyak dengan adanya berbagai metode atau cara menggunakan berbagai peralatan.

e.  Mengirim, artinya menyampikan dan satu pihak ke pihak yang lainnya.

f.   Menaruh, artinya kegiatan meletakkan di tempat tertentu dengan tujuan untuk memudahkan penemuan kembali.

 

9.    Penyelenggaraan Administrasi dalam Kantor

Berikut ini merupakan bentuk penyelengaraan administaasi dalam kantor.

a.      Sistem pencatatan secara periodik

Sistem pencatatan secara periodik ini dilakukan dalam setiap jenis transaksi penjualan, hanya menerima uang tunai atau piutang yang diadministrasikan. Dalam hal ini tidak dibuat jurnal untuk mengurangi perkiraan atau rekening-rekening pembelian. Hal ini karena perhitungan secara fisik dilakukan pada waktu-waktu tertentu. Oleh karena itu, sistem administrasi ini disebut dengan sistem periodik. Adapun dalam rangka menunjang transaksi jual beli tersebut, maka dibutuhkan seperangkat administrasi untuk melakukan pencatatan kejadian-kejadian di dalam aktivitas bisnis perusahan.

b.      Sistem pencatatan terus-menerus

Dalam sistem pencatatan secara terus-menerus ini, semua bentuk kekayaan dalam perusahaan dilakukan secara bertahap. Adapun untuk setiap bentuk pencatatan ini dilakukan jenis barang seperti perkiraan, rekening, maupun jenis-jenis transaksi yang akan dilakukan proses pencatatan. Pada umumnya, saldo barang ini harus dicocokkan dengan barang yang ada

10.    Buku-buku Administrasi dalam Pengelolaan Usaha

       Buku-buku administrasi dalam pengelolaan usaha sebagai berikut :

a.    Buku pembelian

b.    Buku penjualan

c.    Buku voucher

d.    Faktur, surat jalan, kuitansi, materai

e.    Buku pembukuan uang

f.     Buku gudang

g.    Buku tenaga kerja

h.    Buku agenda

i.     Buku produksi