Perkembangan Teknologi Perkantoran

Pengertian Kantor

 

Bagi pegawai kantoran, kantor adalah rumah kedua yang berfungsi sebagai tempat mencari nafkah. Namun layaknya rumah, kantor yang juga dihuni sejumlah orang butuh pengelolaan atau manajemen perkantoran. 

Kantor berasal dari bahasa belanda yaitu “kantoor” yang memiliki arti ruangan tempat berkerja, tempat di instansi, dan lain sebagainya.

Di dalam bahasa inggris kantor adalah “office” yang memiliki artian tempat yang dapat memberikan suatu layanan, ruang tempat berkerja atau posisi.

Kantor merupakan suatu proses penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan ataupun pendistribusian data.

 

1.   Sejarah Perkembangan Teknologi Perkantoran

Begitu banyaknya aspek dalam penggunaan alat dan pengaruhnya teknologi yang beragam yang digunakan dalam kantor mulai dari komunikasi, pembuatan data, penyimpanan dan pemangilan data, penggandaan informasi, keamanan dan sebagainya membuat banyak pilihan dari mana sebenarnya teknologi perkantoran dimulai.

Teknologi pembuatan data menjadi pilihan untuk memulai sejarah teknologi perkantoran. Alasannya adalah data merupakan bagian penting yang dapat digunakan secara hukum untuk membuktikan yang sebenarnya terjadi dan telah dilakukan. Pembuatan data yang menggunakan alat dimulai sejak mesin tik pertama kali ditemukan pada 1557. Ide mesin tik pertama kali dicetuskan oleh beberapa orang, sebelum akhirnya disempurnakan. Pada 1557, orang Italia bernama Francesco Rampazetto menciptakan mesin tik bernama Scrittura Tattile.

 

Teknologi Manual

Mesin tik menjadi alat elektronik yang legendaris, karena alat ini mempermudah penulisan teks ke dalam kertas. Dari awal penemuannya di tahun 1870 mesin tik banyak digunakan oleh pelaku bisnis dan menjadi produk yang laris pada keemasannya.

 

Teknologi Elektronik

Pada 1941, IBM mengumumkan model Electromatic 04 yang memperkenalkan konsep keyboard dengan jarak yang proporsional. IBM Electric menjadi sukses secara komersial mendominasi pasar untuk kantor. IBM mengubah stereotipe masyarakat akan bunyi mesin tik yang berisik menjadi lebih tenang.

Mesin Tik Elektrik

Sumber : www.techno.okezone.com

 

Teknologi Komputer

Perkembangan teknologi komputer generasi ketiga sudah mulai menggeser penggunaan mesin tik meski pada saat itu komputer hanya digunakan oleh kalangan tertentu. IBM sebagai salah satu perusahaan yang fokus pada teknologi, IBM berambisi untuk memimpin tren komputer global. Perusahaan mulai menciptakan perangkat bernama IBM 650 untuk mulai dipasarkan secara massal. Sampai pada 1965, komputer dikenal sebagai alat penunjang untuk para ahli matematika, insinyur, hingga masyarakat kalangan umum. Adapun komputer tersebut dikenal dengan nama Programma 101. Era manual sudak mulai digantikan dengan ela elektrikal.

Cikal bakal komputer digital
Ilustrasi Electronic Numerical Integrator and Calculator (ENIAC)(Wikipedia)

Teknologi Internet

Memasuki era 1970-an, sudah ada sedikit hal yang muncul sebagai penanda lahirnya kantor virtual. ARPANET saat itu sudah dipublikasikan, dan inilah yang jadi alasan mengapa Virtual Office muncul. Bahkan di era ini semakin banyak saintis teknologi yang menemukan inovasi-inovasi canggih sehingga membuat jalannya perkantoran lebih sederhana. Seperti misalnya penemuan akan protokol internet atau TCP. Sebuah inovasi yang menjadi cikal bakal internet yang masih dipakai sampai sekarang ini.

Penggunaan Email

Sumber : www.cnnindonesia.com

Ray Tomlinson, seorang Amerika, pada tahun 1971, mengirimkan surat elektronik pertama menggunakan ARPANET, dan mencetuskan penggunaan simbol '@' dalam alamat surel kita saat ini. Simbol '@' digunakan untuk memisahkan nama pengguna, dengan jaringan yang sedang digunakan. Simbol "@" pada alamat email pertama kali digunakan pada 1971 (Unsplash)

 

Teknologi Virtual

Website

Sumber : www.cnnindonesia.com

Protokol internet sudah lahir, apa yang ditemukan ini mulai berkembang saja seiring bertambahnya waktu. Pada tahun 1989, Timothy John Berners-Lee mulai menemukan WWW atau World Wide Web. Sebagai terobosan baru untuk memaksimalkan fungsi protokol internet.  WWW dicetuskan oleh Tim Berners- Lee pada 12 Maret 1989, yang saat itu bekerja untuk lab fisika CERN (Organisasi Eropa untuk Riset Nuklir). Ia mengusulkan sistem manajemen informasi yang terdesentralisasi.

Pada saat itu, CERN memiliki ribuan karyawan, dan semakin banyak dengan masuknya karyawan baru. Sangat sulit untuk mendapatkan informasi yang mungkin berkaitan, tetapi tidak diketahui, karena tempat penyimpanan yang berbeda tempat.

Usulnya adalah sistem koneksi hypertext, serta pencarian menggunakan kata kunci, yang dihubungkan dengan informasi-informasi terkait. Sulitnya bertukar menyampaikan file berbeda di dalam institusi menyebabkan Tim Berners- Lee  mencetuskan sistem hypertext yang menjadi awal mula internet publik. (AFP PHOTO / dpa / Patrick Seeger / Germany OUT).

Pada tahun 1990, Robert Cailliau dari Belgia membantu mengembangkan usul Berners-Lee. Penemuan ini didasarkan pada dua pilar, yaitu: bahasa pemograman HTML, yang memungkinkan keberadaan website, serta protokol pertukaran hypertext HTTP, yang memungkinkan pengguna meminta, dan menerima laman yang diinginkan.

Sistem ini kemudian disebarluaskan pada April tahun 1993, dan semakin populer seiring rilisnya Mosaic pada bulan November. Mosaic merupakan situs pencari (search engine) pertama. Jumlah situs yang dapat diakses, kemudian meledak dari beberapa juta di awal 1990, menjadi 400 juta pada tahun 2000.

 

Teknologi Digital

Lahir era baru, yaitu era digital. Di era ini, Frank Cottle adalah leader dari perusahaan yang menggunakan kantor bersifat virtual atau kantor digital. Hal ini resmi tercatat sejarah pada tahun 2006 yang lalu. Karena sudah ada pengawal atau pionirnya, mulai banyak bermunculan kantor-kantor digital pada saat itu. Di tahun yang sama, Bill Grodnik juga mendirikan kantor digital yang diberi nama Davinci Virtual Offices. Sebuah kantor digital yang beroperasi di 30 negara dan 1.000 titik lokasi.

Kemudian pada tahun 2010, Opus Virtual Offices lahir dan langsung beroperasi. Apa yang ditawarkan kantor digital ini adalah sebuah kemudahan bagi perusahaan baru atau startup dalam membranding produk supaya harga jualnya tetap rendah.

Dari timeline tersebut terlihat bahwa kemunculan Virtual Office mengalami proses yang cukup panjang. Berbagai inovasi yang dilakukan pada sektor fasilitas perkantoran dan teknologi digital menjadi cikal bakal kemunculan kantor virtual ini. 

Keinginan untuk menerapkan sistem kerja remote sudah ada sejak dulu, namun konsep ini masih sulit diterapkan tanpa kehadiran teknologi yang memadai. Perkembangan teknologi boleh jadi mempermudah sistem kerja remote yang banyak diharapkan. 

Tahun 2011 ditandai sebagai tahun lahirnya berbagai penemuan Internet of Things (IoT). Nest Learning Thermostat yang hadir pada tahun ini kemudian dikenal sebagai perangkat IoT pertama di dunia.

Apple Watch (androidcentral.com)

2..  Pengertian Kantor Menurut Ahli

Terdapat beberapa pendapat yang menyatakan pengertian kantor antara lain :

a.   Kamus Besar Indonesia (KBBI)

Kantor merupakan sebuat balai (Ruang, gedung dan rumah) tempat yang digunakan untuk mengurus suatu pekerjaan (suatu instansi atau perusahaan) atau tempat bekerja.

b.   Ulbert Silalahi

Tempat penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan berlangsung disebut kantor, yakni suatu unit kerja yang terdiri atas ruangan, personil, peralatan dan operasi pengelolaan informasi.

c.   Prajudi Atmosudirjo

Kantor ialah kelembagaan yang dapat terdiri dari beberapa unsur kantor seperti karyawan, ketatausahaan dan personil yang dibutuhkan untuk memudahkan tugas atau pekerjaan pimpinan.

d.   Kallaus dan Kelling

Kantor yaitu fungsi di mana sistem teknologi, prosedur, dan orang saling bergantung dalam bekerja untuk mengelola salah satu sumber daya perusahaan yang paling penting yaitu informasi.

e.   Moekijat

Kantor merupakan salah satu tempat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tata usaha.

 

Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi pusat pengelolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen.

Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:

Dari segi fisik

Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung  yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling).

Dari segi aktivitas

Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

 

3.   Unsur-Unsur Kantor

Pengertian kantor secara sempit kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tiga unsur antara lain tempat, personil dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan suatu organisasi. 3 unsur tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

a.   Tempat ialah salah satu unsur ini terdiri dari bangunan, ruangan-ruangan dan juga perlengkapan lainnya.

b.   Personil yaitu suatu unsur ini terdiri dari seluruh orang yang memiliki hubungan dengan organisasi yang terdapat di kantor, seperti: pimpinan, karyawan dan lain sebagainya.

c.   Operasi ketatausahaan yakni sebuah unsur ini terdiri dari alat atau mesin-mesin dan bahan yang ada di kantor untuk digunakan menjalankan fungsi tata usaha.

 

4.   Tujuan dan Fungsi Kantor

Tujuan

Dibentuknya sebuah kantor bertujuan untuk memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman suatu informasi secara baik dan terkendali.

Fungsi

a.   Kantor berfungsi menerima informasi dalam bentuk surat, penggilan telepon, pesanan, komplain, faktur, maupun laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

b.   Merekam dan menyimpan data-data serta informasi sesegera mungkin apabila seseorang atau pimpinan meminta informasi tersebut. Penyimpanan rekaman sebagai alat bukti secara yuridis dan digunakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan/instansi.

c.   Mengatur informasi Informasi yang akan diakumulasi oleh kantor, informasi jarang dalam bentuk yang sama layaknya akan ketika informasi tersebut diberikan, seperti mengumpulkan informasi maupun sumber-sumber yang berbeda dan diolah dengan cara membuat perhitungan atau pembukuan.

d.   Memberi informasi kepada pihak yang memerlukan. Bila dimana manajemen diminta sejumlah informasi yang akan diperlukan, kantor segera memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus (insidensial) baik secara lisan maupun tertulis.

e.   Segala bentuk informasi atau data yang dimiliki oleh kantor merupakan aset atau harta yang sangat berharga. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta berupa informasi dan data sehingga benar-benar digunakan untuk kepentingan perusahaan, dan informasi tidak jatuh kepada pihak-pikah yang tidak bertanggung jawab.

 

5    Kegiatan kantor

Suatu kantor memiliki berbagai kegiatan yang berbeda antara satu kantor dengan kantor yang lainnya. Secara umum kegiatan kantor terbagi 2, yaitu kegiatan fisik dan kegiatan manajemen..

Kegiatan Fisik Kantor

a.   Mengumpulkan atau Menghitung Keterangan

Kegiatan mengumpulkan atau menghitung keterangan adalah kegiatan untuk mencari dan mengusahakan tersedianya seluruh keterangan yang belum ada atau berserakan di mana-mana menjadi keterangan yang siap dipergunakan bila diperlukan.

b.   Mencatat Keterangan

Mencatat keterangan adalah kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap pakai.

c.   Mengolah Keterangan

Mengolah keterangan adalah bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

d.   Menggandakan Keterangan

Menggandakan keterangan adalah kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

e.   Mengirim Keterangan

Mengirim keterangan adalah kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

f.    Menyimpan Keterangan

Menyimpan keterangan adalah kegiatan untuk menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis, dan aman.

 

Kegiatan Manajerial Kantor

Apabila suatu tujuan yang ingin dicapai suatu kantor semakin luas, maka akan semakin besar pula kegiatan yang akan dilakukan. Kegiatan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan kantor (Office Planning), pengorganisasian kantor (Office Organizing), Pengarahan kantor (Office Actuating), serta pengawasan kantor (Office Controlling) yang sering disingkat dengan POAC. Untuk lebih jelasnya kita simak penjelasan dibawah ini

a.   Perencanaan kantor (Office planning)

Perencanaan kantor merupakan proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan suatu kantor. Perencanaan tersebut meliputi :

1).  Perencanaan gedung

2).  Tata ruang kantor

3).  Penerangan atau pencahayaan

4).  Ventilasi

5).  Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6).  Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7).  Anggaran (budgeting) perkantoran

8).  Standar kualitas kerja

9).  Sistem informasi dan telekomunikas

b.   Pengorganisasian kantor

Pengorganisasian kantor merupakan pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut antar lain :

1).  Pembagian tugas dan pekerjaan yang berfungsi agar lebih efisien dalam organisasi atau instansi perusahaan).

2).  Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan seluruh anggota kantor antara lain dengan atasan atau pun dengan bawahan.

3).  Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat, berdasarkan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c.   Pengarahan kantor (Office actuating)

Pengarahan ini bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan untuk menciptakan suatu lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Hal ini meliputi :

1).  Penggunaan teknik yang efektif dalam melaksanakan pengawasan terhadap bawahan.

2).  Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.

3).  Memberikan bantuan kepada karyawan yang telah menghadapi kesulitan untuk memecahkan masalah dalam pekerjaan.

4).  Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.

5).  Perancangan cara komunikasi karyawan, agar komunikasi yang efektif antara karyawan dengan atasan dapat berjalan sesuai tujuan dan lancar.

6).  Menggunakan tolak ukur yang adil dalam memberikan upah atau gaji kepada karyawan.

d.   Pengawasan kantor (Office Controlling)

Pengawasan kantor merupakan kegiatan yang memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan dapat berjalan sesuai rencana atau target.

Objek pengawasan kantor, antara lain :

1).  Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2).  Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3).  Kualitas suatu pekerjaan kantor

4).  Waktu

5).  Biaya yang dikeluarkan kantor

 

6    Sarana dan Fasilitas kerja Kantor

Uraian di atas telah menjelaskan bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam satu bangunan, yang mana di dalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau kegiatan-kegiatan manajemen maupun aktivitas dinas lainnya. Apabila pengertian ini dikembangkan akan menjadi “perkantoran” yang mengandung arti “Kantor beserta semua sarana yang saling berhubungan di dalamnya).”, misalnya lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor.

a.   Lokasi kantor

1).  Faktor keamanan

2).  Faktor lingkungan

3).  Faktor harga

b.   Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih gedung

1).  Gedung yang menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.

2).  Gedung yang memiliki fasilitas yang memadahi

3).  Harga gedung yang kompetitif

c.   Peralatan

Terdapat dua macam peralatan kantor, antara lain

1).  Perabot kantor (Office furniture), kursi, meja, almari,rak, laci-laci dan sebagainya). Perabotan adalah peralatan yang terbuat dari bahan kayu , besi atau bahan kuat lainnya).

2).  Perbekalan kantor (Office supplies), seperti kertas, pena, tinta printer, peralatan, dan habis pakai lainnya).

d.   Interior

Interior merupakan tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja ruang kantor, contohnya penerangan, ventilasi, hiasan kantor dan plafon.

e.   Mesin - mesin kantor

Dalam merencanakan kegiatan, suatu kantor harus memikirkan perencanaan mesinmesin kantor  yang akan digunakan. Hal tersebut disesuaikan dengan prosedur kerja, metode dan kebutuhan suatu kantor.

 

Daftar Pustaka

2, Dosen Pendidikan). (2021)). Administrasi Perkantoran – Pengertian, Tujuan, Ruang Lingkup, Unsur, & Fungsinya). Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://www).dosenpendidikan).co).id/administrasi-perkantoran/

Ekonomi, Guru). (2020), Kantor Adalah. Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://sarjanaekonomi).co).id/kantor/

Gema, Aditya. (2016).  Sejarah Singkat Mengenai Perkembangan Komputer. Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://techno.okezone.com/read/2016/02/01/207/1302216/sejarah-singkat-mengenai-perkembangan-komputer

Gema, Aditya. (2016). Melirik Teknologi Mesin Tik dari Masa ke Masa. Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://techno.okezone.com/read/2016/02/04/207/1304971/melirik-teknologi-mesin-tik-dari-masa-ke-masa

Ilmu, Portal). (2019)). Kantor (Pengertian, tujuan, fungsi dan kegiatan. Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://www).portal-ilmu).com/2019/12/kantor-pengertian-tujuan-fungsi-dan_10).html

Indonesia, CNN. (2019). Mengenal Sejarah Internet.  Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://www.cnnindonesia.com/teknologi/20190312125646-185-376484/mengenal-sejarah-internet

Pratama, Kevin Rizky (2021).Sejarah Komputer dan Perkembangannya dari Masa ke Masa. Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://tekno.kompas.com/read/2021/04/12/10480027/sejarah-komputer-dan-perkembangannya-dari-masa-ke-masa?page=all