Ruang Lingkup Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu ad dan ministate, artinya melayani, membantu atau memenuhi. Berdasarkan hat tersebut, administrasi merupakan suatu bentuk pelayanan pemberdayaan sumber daya lainnya dalam suatu perusahaan dengan tujuan untuk mencapai perencanaan yang diinginkan oleh perusahaan.

1.       Pengertian Administrasi

Administrasi merupakan suatu bentuk usaha untuk membantu, memimpin, atau mengarahkan semua bentuk kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Administrasi pada umunmya dibedakan menjadi dua macam, yaitu pengertian administrasi dalam arti sempit dan pengertian administrasi dalam arti luas.

Pengertian administrasi dalam arti sempit merupakan suatu bentuk tata usaha kantor. Tata usaha kantor merupakan suatu bentuk pekerjaan yang memiliki sifat mengatur segala sesuatu jenis pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan melakukan pencatatan setiap adanya perubahan atau kejadian yang terjadi dalam kantor.

Istilah adrninistrasi yang lebih luas mencakup semua bentuk kegiatan tata usaha kantor. Dapat disimpulkan apa yang dimaksud dengan administrasi dalam arti luas suatu bentuk rangkaian penataan dalam terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Seperti yang kita ketahui, tujuan yang akan dicapai dalam perusahaan bermacam-macam. Adapun untuk mencapai tujuan tersebut, dapat dilakukan dengan berbagai macam metode. Salah satu bentuk metode yang dilakukan yang metode administrasi yang efektif dan efisien. Administrasi sebagai fungsi dijalankan oleh setiap orang yang memiliki kedudukan sebagai pemimpin atas atau pemimpin puncak dalam suatu perusahaan. Namur', dalam hal ini tidak berarti bahwa administrasi yang berperan sebagai pelaksana fungsi administrasi, melainkan dilaksanakan oleh para pejabat­-pejabat yang berada di bawahnya berdasarkan pelimpahan dari wujud administrasi tersebut.

 

2.    Fungsi Administrasi

Pada saat irui, ketika perkantoran berkembang dengan pesat, maka pembagian fungsi administrasi semakin lengkap dan kompleks. Berbagai bentuk pembagian tersebut sangat bervariasi namun apabila dikaji berdasarkan asasnya maka administrasi ini memiliki fungsi kompleks yang meliputi sebagai berikut.

a.     Fungsi perencanaan

Fungsi perencanaan atau yang biasa disebut dengan planning merupakan fungsi yang di dalamnya terasuk ke dalam penyusun anggaran.

b.     Fungsi pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian merupakan fungsi yang di dalamnya termasuk ke dalam penyusunan staf organisasi dalam perusahaan.

c.     Fungsi pelaksanaan

Fungsi pelaksanaan merupakan fungsi yang di dalamnya termasuk dalam bentuk pengarahan, pengkoordinasian, bimbingan, penggerakan, dan pengawalan dalam kantor.

d.     Fungsi penilaian

Fungsi penilaian merupakan fungsi yang di dalamnya termasuk penyususnan laporan kegiatan administrasi perusahaan

 

3.   Ciri-ciri Administrasi

Ada beberapa ciri pokok administrasi yang harus kalian ketahui. Ciri-ciri pokok tersebut, yakni seperti tabel berikut.

Tabel 1.1  Ciri Pokok Administrasi

No	Ciri Pokok Administrasi	Penjelasan
1	Terdiri atas sekelompok orang	Ciri pokok ini berarti kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi apabila kegiatan ini dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2	Kerja sama	Arti ciri pokok ini adalah suatu kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi apabila dalam kegiatan ini ada dua orang atau lebih yang bekerja sama. Alasan dibentuknya kelompok kerja sama formal dan informal dibentuk adalah adanya pemuasan kebutuhan, kedekatan dan daya tarik, tujuan kelompok, dan alasan ekonomi.
3	Pembagian tugas	Ciri pokok ini berarti suatu kegiatan administrasi yang tidak sekedar kegiatan kerja sama, namun kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
4	Administrasi berupa kegiatan yang runtut dalam suatu proses	Arti ciri pokok ini,. yakni suatu kegiatan administrasi yang berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
5	Tujuan	Tujuan berarti segala sesuatu yang telah direncanakan dan dijalankan sehingga dapat terlaksana perencanaan tersebut. Adapun karakteristik pokok tujuan dalam administrasi yaitu dengan melakukan kegiatan kerja sama, maka sesuatu yang diinginkan akan tercapai.

 

4.    Unsur-unsur Administrasi Perkantoran

Ada beberapa macam unsur-unsur administrasi perkantoran, di antaranya sebagai berikut.

a.    Organizing

Organizing merupakan suatu bentuk pengelompokkan kegiatan yang dibutuhkan, yaitu menetapkan susuan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang terdapat dalam organisasi, serta untuk menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing­masing unit kantor.

b.     Management

Fungsi management merupakan suatu fungsi bahwa seorang manajer bertugas untuk mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu.

c.     Record

Record merupakan suatu kumpulan elemen-elemen data yang digabungkan menjadi satu kesatuan, masing-masing elemen tersebut dikenal dengan nama field. Pada umumnya, field data tersebut dapat memiliki tipe data yang sama atau berbeda. Walaupun field-field tersebut berada dalam satu kesatuan field, namun masing-masing field tersebut dapat diakses secara individual.

d.     Relationship

Relationship atau humas merupakan fungsi manajemen yang sifatnya terinci, terencana, dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik untuk mendapatkan pengertian, simpati, serta dukungan dari pihak-pihak yang terkait dengan penelitian opini publik di antara pihak-pihak tersebut.

e.     Communication

Communication atau komunikasi merupakan suatu usaha yang bertujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna. Proses komunikasi secara terminologis merupakan suatu proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada pihak lainnya. Hal ini berarti yang terlibat dalam komunikasi, yaitu manusia.

f .    Personality

Personality atau kepribadian merupakan suatu bentuk susunan sistem psikofisik yang berpadu dan saling berinteraksi dalam melakukan pengarahan tingkah laku yang memiliki kompleksitas yang dinamis dalam diri seorang individu. Dalam hal ini, proses komunikasi akan unik dan membuat perusahaan menjadi berkembang.

g.     Financial

Financial atau keuangan merupakan proses dalam administrasi yang memahami mengenai bagaimana suatu individu, sisi perusahaan, dan organisasi untuk meningkatkan, mengalokasikan, dan menggunakan sumber daya keuangan dalam perusahaan.

h.   Logistik

Logistik merupakan suatu bentuk ilmu pengetahuan atau proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharan serta penghapusan material atau alat-alat.

i.      Public relation

Public relation atau humas merupakan usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja dengan tujuan untuk membangun dan mempertahankan pengertan timbal-balik antara organisasi dan masyarakat.

 

 

 

 

5.    Maksud dan Tujuan Administrasi

Administrasi keuangan dalam perusahaan merupakan suatu proses yang memiliki tujuan tertentu. Pencatatan semua kegiatan dalam perusahaan sangat dibutuhkan untuk kelancaran dan pengelolaan perusahaan. Hal tersebut merupakan tugas pokok administrasi keuangan daam perusahaan. Tugas-tugas tersebut pada umumnya meliputi catatan data-data transaksi bisnis, keuangan produksi, persediaan produksi, dan hal-hal pokok lain yang dapat memengaruhi kelancaran perusahaan.

Adapun maksud dan tujuan adanya administrasi, yaitu agar perusahaan dapat melakukan hal­-hal berikut ini.

a.    Melakukan pemantauan kegiatan-kegitan administrasi dalam perusahaan.

b.    Melakukan evaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian dalam perusahaan.

c.  Melakukan penyusunan proses pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian dalam perusahaan.

d.    Melakukan pengamanan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaannya.

 

6.    Manfaat Administrasi

Proses administrasi dalam perusahaan memiliki banyak manfaat, di antaranya sebagai berikut ini.

a.  Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak lain melalui berbagai media komunikasi baik hal tersebut dengan rekan perusahaan, konsumen, maupun dengan instansi pemerintah dan supplier.

b.   Risiko kehilangan barang akan dapat diperkecil. Hal ini karena setiap jenis transaksi baik itu barang masuk, harga pembelian, maupun barang keluar dari penjualan dapat dibukukan dengan baik.

c. Dapat memudahkan pelayanan pasca jual kepada pihak-pihak karena bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti-bukti kesepakatan penjualan.

d.  Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.

 

7.    Jenis-jenis Administrasi

Arti administrasi dalam anti sempit adalah sebagai penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara unit, baik dari dalam maupun dari luar yang bertyjuan untuk melakukan penyediaan keterangan dan dapat mendapatkan kembali dengan mudah baik sebagian maupun seluruhnya. Istilah lain dari administrasi secara sempit yakni dinamakan tata usaha.

Ada beberapa jenis administrasi, yaitu sebagai berikut.

a.    Administrasi publik

Tiga elemen utama dalam sebuah negara merupakan perihal yang dibahas dalam administrasi publik. Tiga elemen utama tersebut, yakni lembaga legislatif, eksekutif, dan yudikatif.

Administrasi publik dalam kajiannya, ketiga elemen utama negara tersebut berkaitan dengan adanya berbagai peraturan. Selain itu, berkaitan dengan kebijakan yang berhubungan dengan publik, tujuan negara, dan etika yang menjadi acuan penyelenggara negara.

b.    Administrasi pembangunan

Pengertian administrasi pembangunan adalah suatu sistem administrasi yang dibuat untuk mengendalikan usaha oleh pemerintah. Hal ini bertujuan untuk melakukan realisasi pertumbuhan yang sudah direncanakan pada suatu kondisi dari beberapa aspek yang lebih baik dan maju. Pasca Perang Dunia II mulai muncul sistem administrasi pembangunan. Semua negara di dunia pada masa itu memerlukan sebuah sistem yang dapat menciptakan pembangunan suatu negara.

c.    Administrasi lingkungan

Pengertian administrasi lingkungan adalah sebuah rangkaian kegiatan yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tidak mengesampingkan kualitas manusia dan lingkungan yang dilakukan oleh pemerintah dan masyarakat.

 

8.    Kegiatan Administrasi

Kegiatan administrasi sangat penting dalam perusahaan. Oleh karena itu, membutuhkan standar pengelolaan yang baik. Kegiatan administrasi perusahaan, dilakukan untuk mengetahui hal-hal yang perlu dicatat dan yang harus ditelusuri, yaitu semua kegiatan yang dilakukan, kemudian dikelompokkan menjadi beberapa jenis kegiatannya. Selain itu, harus ditelusuri barang-barang dan hak milik lainnya yang berpengaruh terhadap operasi kegiatan usaha. Bentuk dan model pencatatan pada umumnya bermacam-macarn, namun yang harus diperhatikan, yaitu bahwa catatan tersebut harus rapi, tertib, sistematik, mudah diakukan pemeriksaan dan dapat dilakukan pengendalian.

Untuk memperjelas dan mudah dimengerti, berikut ini merupakan contoh jenis catatan dan kegiatan dalam administrasi.

a.   Catatan perjanjian

Catatan perjanjian contohnya, yaitu dengan siapa janji itu dibuat, waku, isi janji, dan keterangan lain yang perlu.

b.   Catatan pemesanan dan pengiriman

Catatan pemesanan dan pengiriman contohnya yaitu nama dan alamat, jumlah pemesanan/ kiriman, waktu pengiriman, dan keterangan lain yang perlu.

c.   Catatan pemasaran

Nama-nama distributor/agen, identitasnya, pemberian komisi, jadwal pengiriman barang dan sebagainya.

d.   Catatan proses produksi

Semua masalah yang berkaitan dengan kelancaran proses produksi

e.   Catatan perbekalan/persediaan

Jenis, jumlah, arus kelua masuk barang, kondisi, dan lain-lain. Perbekalan di sini dapat untuk perkantoran ataupun untuk bahan-bahan proses produksi.

f.   Catatan kepegawaian

Data dan identitas pegawai, jumlah upah atau gaji, prestasi kerja, dan catatan lainnya.

g.   Catatan surat menyurat

Mencatat semua keluar masuk surat dengan mencatat nomor surat, sifat, tanggal surat, tanggal proses surat, isi surat, dan keterangan lainnya yang penting.

h.   Catatan gudang

Jenis dan nama barang, jumlah, arus keluar barang, kondisi barang.

 

Dalam proses administrasi dalam arti sempit ini, dapat dibagikan menjadi beberapa kegiatan, di antaranya sebagai berikut.

a. Kegiatan menghimpun artinya melakukan pengumpulan segala sesuatu keterangan-keterangan yang awalnya tidak teratur sehingga menjadi sesuatu yang dapat digunakan.

b. Mencatat, artinya melakukan pembukuan berbagai transaksi atau berbagai bentuk keterangan.

c. Mengolah, artinya memperbanyak, menyalin, dan membuat suatu bentuk informasi menjadi baru sehingga dapat lebih bermanfaat.

d. Menggandakan, artinya memperbanyak dengan adanya berbagai metode atau cara menggunakan berbagai peralatan.

e.  Mengirim, artinya menyampikan dan satu pihak ke pihak yang lainnya.

f.   Menaruh, artinya kegiatan meletakkan di tempat tertentu dengan tujuan untuk memudahkan penemuan kembali.

 

9.    Penyelenggaraan Administrasi dalam Kantor

Berikut ini merupakan bentuk penyelengaraan administaasi dalam kantor.

a.      Sistem pencatatan secara periodik

Sistem pencatatan secara periodik ini dilakukan dalam setiap jenis transaksi penjualan, hanya menerima uang tunai atau piutang yang diadministrasikan. Dalam hal ini tidak dibuat jurnal untuk mengurangi perkiraan atau rekening-rekening pembelian. Hal ini karena perhitungan secara fisik dilakukan pada waktu-waktu tertentu. Oleh karena itu, sistem administrasi ini disebut dengan sistem periodik. Adapun dalam rangka menunjang transaksi jual beli tersebut, maka dibutuhkan seperangkat administrasi untuk melakukan pencatatan kejadian-kejadian di dalam aktivitas bisnis perusahan.

b.      Sistem pencatatan terus-menerus

Dalam sistem pencatatan secara terus-menerus ini, semua bentuk kekayaan dalam perusahaan dilakukan secara bertahap. Adapun untuk setiap bentuk pencatatan ini dilakukan jenis barang seperti perkiraan, rekening, maupun jenis-jenis transaksi yang akan dilakukan proses pencatatan. Pada umumnya, saldo barang ini harus dicocokkan dengan barang yang ada

10.    Buku-buku Administrasi dalam Pengelolaan Usaha

       Buku-buku administrasi dalam pengelolaan usaha sebagai berikut :

a.    Buku pembelian

b.    Buku penjualan

c.    Buku voucher

d.    Faktur, surat jalan, kuitansi, materai

e.    Buku pembukuan uang

f.     Buku gudang

g.    Buku tenaga kerja

h.    Buku agenda

i.     Buku produksi

Tari Saman SMAN 1 Bojonggede

 

Arti dan Fungsi Otomatisasi Perkantoran serta Teknologi Perkantoran

 Arti Otomatisasi Perkantoran

 

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). 

 

Automation memiliki dua makna yaitu

1)   the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan

2)   the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis).

 

Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran. 

 

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

 

Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

 

Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut: 

Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.

 

Konsep-konsep otomatisasi 

1)    Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2)    Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3)    Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4)    Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

5)    Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

 

 

Fungsi Otomatisasi Perkantoran

 

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.

 

Timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain : banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan, para sekretaris atau tenaga administrasi sangat sibuk dengan tugas administratifnya.

 

Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Fasilitas dari otomasi perkantoran meliputi berbagai jenis komputer dari mulai komputer besar sampai komputer pribadi melalui jaringan komunikasi dengan mesin facsimile dan pencetak, pengolahan kata, arsip elektronik, surat elektronik, pengaturan jadwal rapat otomatis, sistem informasi manajemen, dan pemrograman.

 

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1)    Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2)    Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3)    Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4)    Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

 

Para ahli komputer mempunyai tanggung jawab, karena dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer terhadap profesi yang mereka lakukan dan setiap orang harus memiliki etika masing-masing.

 

Tanpa adanya etika profesi yang mereka lakukan maka tidak akan dapat berjalan dengan lancar sesuai apa yang mereka harapkan. Dalam Kesenjangan keahlian yang ada pada otomasi kantor dalam masyarakat sangat menajamkan persaingan antara tenaga ahli dan tenaga bukan ahli. Kebutuhan akan komputer sangat menarik dalam kehidupan masyarakat dan sangat diperlukan.

 

 

Teknologi Perkantoran

 

Makna teknologi di KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah (1) metode ilmiah untuk mrncapai tujuan praktis; ilmu pengetahuan terapan, (2) keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. 

Perkantoran, sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Aktifitas fisiknya meliputi ; mencatat, menghimpun, mengolah, mengandakan, mengirim, menyimpan, melakukan komunikasi, menghitung, dan pekerjaan lainnya (mis ; melayani tamu, kurir, menjaga kebersihan kantor).

 

Cakupan aktivitas perkantoran yang berkaitan dengan teknologi meliputi kegiatan-kegiatan seperti

1.    pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word  processing);

2.    penyajian/display, menghimpun/pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet);

3.    pengelolaan database;

4.    melakukan perjanjian,  pertemuan, dan penjadwalan (appointment);

5.    presentasi;

6.    korespondensi;

7.    dokumentasi; dan sebagainya.

 

Adalah penting seorang karyawan mengetahui SOP (Standard Operational Procedure). SOP adalah pedoman urutan langkah-langkah untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan digunakan sebagai alat penilaian kinerja. Pelaksanaan pekerjaan tersebut meliputi; pekerjaan apa yang akan dilakukan, dimana pekerjaan itu dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukan pekerjaan, dan siapa yang melakukan pekerjaan tersebut.

 

Keselarasan antara kemampuan dan ketrampilan seseorang yang didukung oleh teknologi serta dikerjakan secara berurutan sesuai SOP akan menghasilkan kualitas hasil kerja (kinerja) yang efektif dan efisien.

  

 

Daftar Pustaka

AND Complex for Windows. (1993). Concise Oxford Dictionary. Rotterdam, Netherlands.

Antarina, A. (2004). Penerapan Teknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh Keunggulan Bersaing.

Lernout & Hauspie Speech Products N.V. (1993). Portions of International CorrectSpell™ spelling correction system. Thesaurus on Microsoft Office 2007 .

Masbukhin. (2003). Pengantar SAP.PHP. Diambil kembali dari ilmukomputer.com.

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara. (2003, Januari 23). Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah. Kepmen Nomor 13/KEP/M.PAN/2003 . Jakarta.

Pakpahan, R. (2006). Catatan Mata Kuliah Teknologi Perkantoran.

Sastradipoera, K. (2004). Manajemen Perkantoran: Suatu Pendekatan Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Kappa Sigma.

Sedarmayanti. (2005). Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju.

Wahono, R. S. (2003). Apa Itu Komputer.php. Diambil kembali dari ilmukomputer.com.

Waluto, D. E. (2000). Teknologi Perkantoran Modern: Wacana tentang Kantor Maya. Pengembangan Alat dan Lab Jurusan Administrasi Niaga. Semarang: Politeknik Negeri Semarang.

Zain, S. (2004). Penerapan Teknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh Keunggulan Bersaing.

Siswanto, Tri Agus (2013). Otomatisasi Perkantoran K-13, Cetakan ke-1.

Kamus Besar Bahasa Indonesia

 

Pemilihan Ketua OSIS secara digital di SMK Garuda Bangsa

Dua tahun lalu SMK Garuda Bangsa mencoba membuat sendiri aplikasi yang memungkinkan pelilihan Ketua OSIS dengan menggunakan teknologi digital. 

Kartu pemilih menggunakan barcode yang dipakai saat mau login untik memilih, kartu itu hanya berlaku sekali dalam memilih, apabila sudah digunakan tidak bisa dipakai lagi.

Disamping itu ada fitur tambahan berupa Quickcaunt apabila pemilih memenuhi kuota 50% dalam menyalurkan suara otomatis grafik akan bergerak baik secara keseluruhan maupun berdasarkan TPS.

WPS Office - Tampilan WPS pada Layar Android dan Fasilitasnya

Pastikan Aplikasi WPS telah terinstal di telepon genggam android anda. 

• Pilih aplikasi WPS
• Tampilan layar saat terbuka 

• Menu utama ( Terkini, Cloud, Alat, Templat, Saya )

• Tampilan layar Menu Terkini 

Pada ikon Terkini (gambar rumah) utamanya terdapat dua pilihan yaitu Buka untuk membuka file yang anda miliki, dan Membuat Baru (gambar lingkaran oranye dengan tanda plus di tengahnya) untuk membuat dokumen baru dll.

• Pilihan perintah untuk Buka  

Anda dapat membuka data anda yang berupa file yang terdapat dalam pesawat telepon anda baik yang ada dalam memori internal maupun ekternal, data yang telah di download, data yang terdapat di aplikasi media sosial seperti WA dan sebagainya , data yang anda simpan secara online di cloud maupun di google drive.

• Pilihan perintan untuk Membuat baru 

Anda bisa membuat lembar kerja surat atau dokumen, slide presentasi, tabel dalam lembar bentang (spreadsheet), dokumen PDFdan data lainnya.

• Tampilan layar Menu Cloud

Pada menu anda diberi fasilitas untuk menyimpan data bukan pada telepon genggam anda, tapi disimpan di cloud dan dropbox. Selanjutnya anda diminta untuk login, jika belum mempunyai akun tersebut anda harus daftar dulu. 

• Tampilan layar Menu Alat

Menu Alat merupakan fasilitas untuk merubah tipe file atau dikenal dengan istilah converter, misalnya merubah dari PDF ke dokumen, bahkan pengeditan file PDF. Jika anda ingin merubah file dari dokumen ke PDF, gunakan falitas perintah Ekspor ke PDF dengan cara pilih tombol Lainnya pada Sub Menu Alat PDF.

• Tampilan layar Menu Templat

Pada menu ini anda dimanjakan dengan kemudahan dalam membuat dokumen baik berupa surat, CV, membuat poster, membuat hal-hal yang berkaitan dengan manajemen keuangan, perencanaan dan sebagainya.

 

• Tampilan layar Menu Saya

Menu ini mewawarkan mutasi dari akun yang gratis menjadi akun berbayar, juga terdapat materi bacaan berupa novel.

Masih banyak yang belum disampaikan pada tulisan ini, silahkan eksplorasi lebih dalam lagi. 

Baca : WPS Office 

WPS Office

by Moeryono Moelyo

WPS Office sebuah akronim dari Writer, Presentation, dan Spreadsheets. Terdapat 2 pilihan penggunaan WPS Office, yaitu tipe dasar untuk perorangan dapat digunakan secara gratis dan tipe kelas-profesional dengan fitur lengkap juga tersedia dengan biaya langganan. 

Terdapat beberapa versi yang bisa diaplikasikan ke beberapa perangkat, antara lain versi untuk komputer (Windows, Linux, Mac) dan versi untuk seluler (Android dan iOS).

Dapat diunduh dalam situs resminya di https://www.wps.com/id-ID/download/  untuk versi androidnya dapat juga diunduh melalui playstore.

Selanjutnya instal aplikasi pada perangkat anda.

Sejarah WPS Office

WPS Office merupakan salah satu aplikasi mobile office terbaik yang bisa di-download untuk smartphone. Pertama kemunculannya aplikasi mobile office ini bernama Kingsoft Office dan kini di-upgrade dengan berbagai pembaharuan dan berganti nama menjadi WPS Office.

Aplikasi buatan sebuah developer asal China yang berbasis di Zhuhai, bernama Kingsoft ini memang sangat populer di kawasan dunia bagian timur. Namun kini berkat para penggemar setianya, plikasi WPS Office perlahan-lahan mulai digemari oleh para pengguna smartphone di AS.

Penggunaan WPS Office

Seperti namanya Writer Presentation Spreadsheets Office. WPS Office merupakan sebuah aplikasi multifungsi. Aplikasi ini ternyata tidak hanya mampu dipakai untuk membaca dokumen, tetapi juga mampu dipakai untuk membuat, mengedit, melihat, dan juga berbagi sebuah dokumen secara gratis dan mudah. Dokumen yang dimaksud disini ternyata tidak hanya Word saja, tapi juga Excel, PowerPoint, PDF, dsb. Aplikasi ini termasuk yang sangat populer di ponsel Android.

 

Banyak hal yang bisa dilakukan dengan menggunakan software WPS Office. Semua fungsi yang dibutuhkan untuk mengedit dan membuat dokumen mulai dari membuat tabel, menyisipkan gambar, membuat animasi, menambahkan komentar,dll. Format dokumen yang mendukung WPS Office mencapai 23 format, diantaranya DOC, DOCX, TXT, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PDF, dsb.
 
Jika Anda telah selesai membuat atau mempersiapkan sebuah dokumen, Anda juga mampu membagikannya melalui email, mengupload di could, mengirim menggunakan USB atau Bluetooth menuju ke printer, menyimpan di ponsel, dan masih banyak lagi.

Berikut ini adalah beberapa keunggulan WPS Office :

1. Mampu membaca dengan menggunakan layout layaknya sebuah buku.
2. Tampilan pada layar bagian tepi tidak terpotong dan mampu diperbesar.
3. Mampu terhubung ke cloud storage contohnya Dopbox, Google Drive, One Drive, dsb.
4. Disediakan tombol yang mampu dipakai untuk menampilkan keyboard tanpa harus mengetuk ngetuk layar agar keyboardnya tampil.
5. Software yang cukup ringan dan user friendly.
6. Mampu digunakan untuk meng-convert file ke pdf.
7. Font yang disediakan juga sangat user friendly.
8. dll.

Referensi

https://arenalte.com/review/aplikasi/wps-office-aplikasi-olah-dokumen-paling-komplit/

https://metodeku.com/fungsi-aplikasi-wps-office/

 

BACA : WPS Office - Tampilan WPS pada Layar Android