Pengertian Kantor
Bagi pegawai
kantoran, kantor adalah rumah kedua yang berfungsi sebagai tempat mencari
nafkah. Namun layaknya rumah, kantor yang juga dihuni sejumlah orang butuh
pengelolaan atau manajemen perkantoran.
Kantor
berasal dari bahasa belanda yaitu
“kantoor”
yang memiliki arti ruangan tempat berkerja, tempat di
instansi, dan lain sebagainya.
Di
dalam bahasa inggris kantor
adalah “office”
yang memiliki artian tempat yang dapat memberikan suatu
layanan, ruang tempat berkerja atau posisi.
Kantor
merupakan suatu proses penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan ataupun pendistribusian data.
1. Sejarah Perkembangan Teknologi Perkantoran
Begitu
banyaknya aspek dalam penggunaan alat dan pengaruhnya teknologi yang beragam
yang digunakan dalam kantor mulai dari komunikasi, pembuatan data, penyimpanan
dan pemangilan data, penggandaan informasi, keamanan dan sebagainya membuat
banyak pilihan dari mana sebenarnya teknologi perkantoran dimulai.
Teknologi
pembuatan data menjadi pilihan untuk memulai sejarah teknologi perkantoran.
Alasannya adalah data merupakan bagian penting yang dapat digunakan secara
hukum untuk membuktikan yang sebenarnya terjadi dan telah dilakukan. Pembuatan
data yang menggunakan alat dimulai sejak mesin tik pertama kali ditemukan pada 1557.
Ide mesin tik pertama
kali dicetuskan oleh beberapa orang, sebelum akhirnya disempurnakan. Pada 1557,
orang Italia bernama Francesco Rampazetto menciptakan mesin tik bernama
Scrittura Tattile.
Teknologi Manual
Mesin
tik menjadi alat elektronik yang legendaris, karena alat ini mempermudah
penulisan teks ke dalam kertas. Dari awal penemuannya di tahun 1870 mesin tik
banyak digunakan oleh pelaku bisnis dan menjadi produk yang laris pada
keemasannya.
Teknologi Elektronik
Pada
1941, IBM mengumumkan model Electromatic 04 yang memperkenalkan konsep keyboard
dengan jarak yang proporsional. IBM Electric menjadi sukses secara komersial
mendominasi pasar untuk kantor. IBM mengubah stereotipe masyarakat akan bunyi
mesin tik yang berisik menjadi lebih tenang.
Mesin Tik Elektrik
Sumber : www.techno.okezone.com
Teknologi Komputer
Perkembangan
teknologi komputer generasi ketiga sudah mulai menggeser penggunaan mesin tik
meski pada saat itu komputer hanya digunakan oleh kalangan tertentu. IBM sebagai
salah satu perusahaan yang fokus pada teknologi, IBM berambisi untuk memimpin
tren komputer global. Perusahaan mulai menciptakan perangkat bernama IBM 650
untuk mulai dipasarkan secara massal. Sampai pada 1965, komputer dikenal
sebagai alat penunjang untuk para ahli matematika, insinyur, hingga masyarakat
kalangan umum. Adapun komputer tersebut dikenal dengan nama Programma 101.
Era manual sudak mulai digantikan dengan ela elektrikal.
Cikal bakal komputer digital
Ilustrasi Electronic Numerical Integrator and
Calculator (ENIAC)(Wikipedia)
Teknologi Internet
Memasuki era 1970-an, sudah ada sedikit hal yang muncul
sebagai penanda lahirnya kantor virtual. ARPANET saat itu sudah dipublikasikan,
dan inilah yang jadi alasan mengapa Virtual Office muncul. Bahkan
di era ini semakin banyak saintis teknologi yang menemukan inovasi-inovasi
canggih sehingga membuat jalannya perkantoran lebih sederhana. Seperti misalnya
penemuan akan protokol internet atau TCP. Sebuah inovasi yang menjadi cikal
bakal internet yang masih dipakai sampai sekarang ini.
Penggunaan
Email
Sumber
: www.cnnindonesia.com
Ray Tomlinson, seorang
Amerika, pada tahun 1971, mengirimkan surat elektronik pertama menggunakan
ARPANET, dan mencetuskan penggunaan simbol '@' dalam alamat surel kita saat
ini. Simbol '@' digunakan untuk memisahkan nama pengguna, dengan jaringan yang
sedang digunakan. Simbol "@" pada alamat email pertama kali
digunakan pada 1971 (Unsplash)
Teknologi Virtual
Website
Sumber
: www.cnnindonesia.com
Protokol internet sudah lahir, apa yang ditemukan ini mulai
berkembang saja seiring bertambahnya waktu. Pada tahun 1989, Timothy John
Berners-Lee mulai menemukan WWW atau World Wide Web. Sebagai terobosan baru
untuk memaksimalkan fungsi protokol internet. WWW dicetuskan oleh Tim Berners- Lee
pada 12 Maret 1989, yang saat itu bekerja untuk lab fisika CERN (Organisasi
Eropa untuk Riset Nuklir). Ia mengusulkan sistem manajemen informasi yang
terdesentralisasi.
Pada saat itu, CERN memiliki
ribuan karyawan, dan semakin banyak dengan masuknya karyawan baru. Sangat sulit
untuk mendapatkan informasi yang mungkin berkaitan, tetapi tidak diketahui,
karena tempat penyimpanan yang berbeda tempat.
Usulnya adalah sistem
koneksi hypertext, serta pencarian menggunakan kata kunci, yang dihubungkan
dengan informasi-informasi terkait. Sulitnya bertukar menyampaikan file
berbeda di dalam institusi menyebabkan Tim Berners- Lee mencetuskan
sistem hypertext yang menjadi awal mula internet publik. (AFP PHOTO / dpa /
Patrick Seeger / Germany OUT).
Pada tahun 1990, Robert
Cailliau dari Belgia membantu mengembangkan usul Berners-Lee. Penemuan ini
didasarkan pada dua pilar, yaitu: bahasa pemograman HTML, yang memungkinkan
keberadaan website, serta protokol pertukaran hypertext HTTP, yang
memungkinkan pengguna meminta, dan menerima laman yang diinginkan.
Sistem ini kemudian
disebarluaskan pada April tahun 1993, dan semakin populer seiring rilisnya
Mosaic pada bulan November. Mosaic merupakan situs pencari (search engine)
pertama. Jumlah situs yang dapat diakses, kemudian meledak dari beberapa juta
di awal 1990, menjadi 400 juta pada tahun 2000.
Teknologi Digital
Lahir era baru, yaitu era digital. Di era ini, Frank Cottle
adalah leader dari perusahaan yang menggunakan kantor bersifat virtual atau
kantor digital. Hal ini resmi tercatat sejarah pada tahun 2006 yang lalu.
Karena sudah ada pengawal atau pionirnya, mulai banyak bermunculan
kantor-kantor digital pada saat itu. Di tahun yang sama, Bill Grodnik juga
mendirikan kantor digital yang diberi nama Davinci Virtual Offices. Sebuah
kantor digital yang beroperasi di 30 negara dan 1.000 titik lokasi.
Kemudian pada tahun 2010, Opus Virtual Offices lahir dan
langsung beroperasi. Apa yang ditawarkan kantor digital ini adalah sebuah
kemudahan bagi perusahaan baru atau startup dalam membranding produk supaya
harga jualnya tetap rendah.
Dari timeline tersebut terlihat bahwa
kemunculan Virtual Office mengalami proses yang cukup panjang. Berbagai inovasi
yang dilakukan pada sektor fasilitas perkantoran dan teknologi digital menjadi
cikal bakal kemunculan kantor virtual ini.
Keinginan untuk menerapkan sistem kerja remote sudah
ada sejak dulu, namun konsep ini masih sulit diterapkan tanpa kehadiran
teknologi yang memadai. Perkembangan teknologi boleh jadi mempermudah sistem
kerja remote yang banyak diharapkan.
Tahun
2011 ditandai sebagai tahun lahirnya berbagai penemuan Internet of Things
(IoT). Nest Learning Thermostat yang hadir pada tahun ini kemudian dikenal
sebagai perangkat IoT pertama di dunia.
Apple Watch (androidcentral.com)
2.. Pengertian Kantor Menurut Ahli
Terdapat
beberapa pendapat yang menyatakan pengertian kantor antara lain :
a. Kamus
Besar Indonesia (KBBI)
Kantor
merupakan sebuat balai (Ruang, gedung dan rumah) tempat yang digunakan untuk
mengurus suatu pekerjaan (suatu instansi atau perusahaan) atau tempat bekerja.
b. Ulbert
Silalahi
Tempat
penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan berlangsung disebut kantor, yakni suatu
unit kerja yang terdiri atas ruangan, personil, peralatan dan operasi
pengelolaan informasi.
c. Prajudi
Atmosudirjo
Kantor
ialah kelembagaan yang dapat terdiri dari beberapa unsur kantor seperti
karyawan, ketatausahaan dan personil yang dibutuhkan untuk memudahkan tugas
atau pekerjaan pimpinan.
d. Kallaus
dan Kelling
Kantor
yaitu fungsi di mana sistem teknologi, prosedur, dan orang saling bergantung
dalam bekerja untuk mengelola salah satu sumber daya perusahaan yang paling
penting yaitu informasi.
e. Moekijat
Kantor
merupakan salah satu tempat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tata
usaha.
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat
kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi pusat
pengelolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf
personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen.
Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian kantor
ditinjau dari dua segi, yaitu:
Dari segi fisik
Kantor dilihat dari bentuk luar atau
gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping)
dan pengurus informasi (information handling).
Dari segi aktivitas
Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian
pekerjaan di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.
3. Unsur-Unsur Kantor
Pengertian
kantor secara sempit kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari
tiga unsur antara lain tempat, personil dan operasi ketatausahaan untuk
membantu pimpinan suatu organisasi. 3 unsur tersebut dapat digambarkan sebagai
berikut :
a. Tempat
ialah salah satu unsur ini terdiri dari bangunan,
ruangan-ruangan dan juga perlengkapan lainnya.
b. Personil yaitu
suatu unsur ini terdiri dari seluruh orang yang memiliki hubungan dengan
organisasi yang terdapat di kantor, seperti: pimpinan, karyawan dan lain
sebagainya.
c. Operasi
ketatausahaan yakni sebuah unsur ini terdiri dari
alat atau mesin-mesin dan bahan yang ada di kantor untuk digunakan menjalankan
fungsi tata usaha.
4. Tujuan dan Fungsi Kantor
Tujuan
Dibentuknya sebuah kantor
bertujuan untuk memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman suatu informasi
secara baik dan terkendali.
Fungsi
a. Kantor
berfungsi menerima
informasi dalam bentuk surat, penggilan telepon, pesanan, komplain, faktur,
maupun laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
b. Merekam dan
menyimpan data-data serta informasi sesegera mungkin apabila seseorang
atau pimpinan meminta informasi tersebut. Penyimpanan rekaman sebagai alat
bukti secara yuridis dan digunakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam
perencanaan dan pengendalian perusahaan/instansi.
c. Mengatur
informasi Informasi yang akan diakumulasi oleh kantor, informasi
jarang dalam bentuk yang sama layaknya akan ketika informasi tersebut diberikan,
seperti mengumpulkan informasi maupun sumber-sumber yang berbeda dan diolah
dengan cara membuat perhitungan atau pembukuan.
d. Memberi
informasi kepada pihak yang memerlukan. Bila dimana manajemen
diminta sejumlah informasi yang akan diperlukan, kantor segera memberikan
informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang
diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus (insidensial) baik secara
lisan maupun tertulis.
e. Segala
bentuk informasi atau data yang dimiliki oleh kantor merupakan aset atau harta
yang sangat berharga. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta berupa informasi
dan data sehingga benar-benar digunakan untuk kepentingan
perusahaan, dan informasi tidak jatuh kepada pihak-pikah yang tidak bertanggung
jawab.
5 Kegiatan kantor
Suatu
kantor memiliki berbagai kegiatan yang berbeda antara satu kantor dengan kantor
yang lainnya. Secara umum kegiatan kantor terbagi 2, yaitu kegiatan fisik dan kegiatan manajemen..
Kegiatan Fisik Kantor
a. Mengumpulkan
atau Menghitung Keterangan
Kegiatan
mengumpulkan atau menghitung keterangan adalah kegiatan untuk mencari dan
mengusahakan tersedianya seluruh keterangan yang belum ada atau berserakan di
mana-mana menjadi keterangan yang siap dipergunakan bila diperlukan.
b. Mencatat
Keterangan
Mencatat
keterangan adalah kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam
peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan, keterangan
yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap pakai.
c. Mengolah
Keterangan
Mengolah
keterangan adalah bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud
menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan
Keterangan
Menggandakan
keterangan adalah kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan
alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim
Keterangan
Mengirim keterangan adalah kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
f. Menyimpan
Keterangan
Menyimpan
keterangan adalah kegiatan untuk menaruh atau meletakkan keterangan dengan
berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis,
dan aman.
Kegiatan Manajerial Kantor
Apabila suatu tujuan yang ingin
dicapai suatu kantor semakin luas, maka akan semakin besar pula kegiatan yang
akan dilakukan. Kegiatan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan
yang berhubungan dengan perencanaan kantor (Office Planning), pengorganisasian
kantor (Office Organizing), Pengarahan kantor (Office Actuating), serta
pengawasan kantor (Office Controlling) yang sering disingkat dengan POAC. Untuk
lebih jelasnya kita simak penjelasan dibawah ini
a. Perencanaan
kantor (Office planning)
Perencanaan kantor merupakan proses
menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor
yang mempengaruhi tercapainya tujuan suatu kantor. Perencanaan tersebut
meliputi :
1). Perencanaan
gedung
2). Tata
ruang kantor
3). Penerangan
atau pencahayaan
4). Ventilasi
5). Perlengkapan
peralatan dan perabotan kantor
6). Metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
7). Anggaran
(budgeting) perkantoran
8). Standar
kualitas kerja
9). Sistem
informasi dan telekomunikas
b. Pengorganisasian kantor
Pengorganisasian kantor merupakan
pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksanaan yang
melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut antar lain :
1). Pembagian tugas dan pekerjaan yang berfungsi
agar lebih efisien dalam organisasi atau instansi perusahaan).
2). Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan
seluruh anggota kantor antara lain dengan atasan atau pun dengan bawahan.
3). Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang
tepat, berdasarkan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan
pekerjaan.
c. Pengarahan kantor (Office actuating)
Pengarahan ini bertujuan meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan
sasaran yang telah ditentukan untuk menciptakan suatu lingkungan kerja yang
sehat dan dinamis. Hal ini meliputi :
1). Penggunaan teknik yang efektif dalam
melaksanakan pengawasan terhadap bawahan.
2). Penggunaan teknik yang efektif dalam
memberikan motivasi terhadap bawahan.
3). Memberikan bantuan kepada karyawan yang telah
menghadapi kesulitan untuk memecahkan masalah dalam pekerjaan.
4). Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.
5). Perancangan cara komunikasi karyawan, agar
komunikasi yang efektif antara karyawan dengan atasan dapat berjalan sesuai
tujuan dan lancar.
6). Menggunakan tolak ukur yang adil dalam
memberikan upah atau gaji kepada karyawan.
d. Pengawasan kantor (Office Controlling)
Pengawasan kantor merupakan kegiatan
yang memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan dapat berjalan
sesuai rencana atau target.
Objek
pengawasan kantor, antara lain :
1). Penggunaan
peralatan dan perabot kantor
2). Metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
3). Kualitas
suatu pekerjaan kantor
4). Waktu
5). Biaya
yang dikeluarkan kantor
6 Sarana dan
Fasilitas kerja Kantor
Uraian di atas telah menjelaskan bahwa
kantor adalah keseluruhan ruang dalam satu bangunan, yang mana di dalamnya
dilaksanakan kegiatan tata usaha atau kegiatan-kegiatan manajemen maupun
aktivitas dinas lainnya. Apabila pengertian ini dikembangkan akan menjadi
“perkantoran” yang mengandung arti “Kantor beserta semua sarana yang saling
berhubungan di dalamnya).”, misalnya lokasi kantor, gedung, peralatan,
interior, dan mesin-mesin kantor.
a. Lokasi kantor
1). Faktor keamanan
2). Faktor lingkungan
3). Faktor harga
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan dalam
memilih gedung
1). Gedung yang menjamin keamanan dan kesehatan
karyawan.
2). Gedung yang memiliki fasilitas yang memadahi
3). Harga gedung yang kompetitif
c. Peralatan
Terdapat dua macam peralatan kantor,
antara lain
1). Perabot kantor (Office furniture), kursi,
meja, almari,rak, laci-laci dan sebagainya). Perabotan adalah peralatan yang
terbuat dari bahan kayu , besi atau bahan kuat lainnya).
2). Perbekalan kantor (Office supplies), seperti
kertas, pena, tinta printer, peralatan, dan habis pakai lainnya).
d. Interior
Interior merupakan tatanan perabot
atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja ruang kantor, contohnya
penerangan, ventilasi, hiasan kantor dan plafon.
e. Mesin - mesin kantor
Dalam merencanakan kegiatan, suatu
kantor harus memikirkan perencanaan mesinmesin kantor yang akan digunakan.
Hal tersebut disesuaikan dengan prosedur kerja, metode dan kebutuhan suatu
kantor.
Daftar Pustaka
2, Dosen Pendidikan). (2021)). Administrasi
Perkantoran – Pengertian, Tujuan, Ruang Lingkup, Unsur, & Fungsinya). Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://www).dosenpendidikan).co).id/administrasi-perkantoran/
Ekonomi, Guru). (2020), Kantor
Adalah. Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari
https://sarjanaekonomi).co).id/kantor/
Gema, Aditya.
(2016). Sejarah Singkat Mengenai Perkembangan Komputer.
Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://techno.okezone.com/read/2016/02/01/207/1302216/sejarah-singkat-mengenai-perkembangan-komputer
Gema, Aditya.
(2016). Melirik Teknologi Mesin Tik dari Masa ke Masa.
Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://techno.okezone.com/read/2016/02/04/207/1304971/melirik-teknologi-mesin-tik-dari-masa-ke-masa
Ilmu, Portal). (2019)).
Kantor
(Pengertian, tujuan, fungsi dan kegiatan. Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://www).portal-ilmu).com/2019/12/kantor-pengertian-tujuan-fungsi-dan_10).html
Indonesia, CNN. (2019). Mengenal Sejarah Internet. Diakses pada tanggal 8 Oktober 2021 dari https://www.cnnindonesia.com/teknologi/20190312125646-185-376484/mengenal-sejarah-internet
Pratama, Kevin Rizky (2021).Sejarah Komputer
dan Perkembangannya dari Masa ke Masa. Diakses pada tanggal 8
Oktober 2021 dari https://tekno.kompas.com/read/2021/04/12/10480027/sejarah-komputer-dan-perkembangannya-dari-masa-ke-masa?page=all